So erstellst du ein modernes Firmen Wiki

Möchtest du mehr über Firmen Wikis erfahren und eines für dein eigenes Unternehmen erstellen? Dann bist du hier genau richtig.

Jedes Unternehmen sammelt im Laufe der Zeit eine Fülle wertvoller Informationen an – Prozesse, Best Practices, Branchenwissen und mehr. Leider sind diese Informationen in vielen Organisationen über E-Mails, Chat-Nachrichten und getrennte Dokumente verstreut. Oder noch schlimmer – es wird gar nicht erst dokumentiert.

Infolgedessen sinkt die Teamproduktivität, was sich auf die Profitabilität deines Unternehmens auswirkt. Studien belegen, dass Fortune-500-Unternehmen insgesamt über 31,5 Milliarden US-Dollar pro Jahr verlieren, weil sie ihr Wissen nicht effektiv verwalten. Ein Firmen Wiki ist ein Werkzeug, um genau das zu verhindern.

Im Folgenden gehen wir näher darauf ein, was ein Firmen Wiki ist und wie du eines für deine Organisation erstellen kannst.

• Was ist ein Firmen Wiki?
• Die Vorteile eines internen Firmen Wikis
• So erstellst du ein Firmen Wiki
• Was gehört in ein Firmen Wiki?

Was ist ein Firmen Wiki?

Ein Firmen Wiki (auch Unternehmens Wiki genannt) ist die zentrale Wissensdrehscheibe eines Unternehmens, in der Mitarbeiter interne Informationen teilen und organisieren können. Das gesamte Team erweitert, prüft und aktualisiert gemeinsam die Informationen im Wiki und macht es zu einer Single Source of Truth für alle wichtigen Themen – vergleichbar mit einem firmeninternen Wikipedia.

Im Vergleich zu einem öffentlichen Wiki wie Wikipedia, auf das jeder Nutzer auf der ganzen Welt zugreifen und Inhalte beitragen kann, ist ein Firmen Wiki ein privates Wiki, das normalerweise geschlossen und nur für Mitarbeiter zugänglich ist.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Firmen Wiki in Nuclino aussehen könnte, einem einheitlichen Arbeitsbereich, in dem Teams all ihr Wissen, ihre Dokumente und Projekte an einem Ort zusammenbringen.

Die Vorteile eines internen Firmen Wikis

Aber warum braucht deine Organisation überhaupt ein Firmen Wiki? Wenn du noch nie ein Wiki verwendet hast, kann es im ersten Moment verlockend sein, sich einfach auf Lösungen wie Google Docs oder Slack zu verlassen, um Informationen auszutauschen. Aber auch wenn es sich nach dem einfacheren Weg anhört, werden die Dinge ohne ein geeignetes Tool zum Wissensaustausch schnell unübersichtlich.

Hier sind nur einige der Gründe, warum die Erstellung eines Wikis eine lohnende Investition ist:

Ein Firmen Wiki schafft eine Single Source of Truth

Ein Wiki bündelt dein gesamtes Unternehmenswissen an einem Ort und wird zur ersten Anlaufstelle deines Teams, um nach Informationen zu suchen. Das bedeutet: Nie wieder Google Drive durchsuchen oder Kollegen von der Arbeit abhalten. Keine doppelte Arbeit mehr und nie wieder die gleichen Fehler wiederholen.

Neue Mitarbeiter schneller einarbeiten

Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter deinem Team beitritt, wird er wahrscheinlich viele Fragen haben. Wie kann ich einen Besprechungsraum buchen? Wie ist der Prozess zur Bearbeitung von Kundenanfragen? Wo reiche ich Ausgaben zur Genehmigung ein? Wenn diese Informationen in deinem Firmen Wiki gründlich dokumentiert sind, kannst du den Onboarding-Prozess deiner neuen Mitarbeiter erheblich beschleunigen und sich wiederholende Fragen minimieren.

Wissen bleibt im Unternehmen

Ohne Dokumentation wird Unternehmenswissen mündlich weitergegeben. Es kann bis zu einem gewissen Punkt funktionieren, wenn sich dein Team am gleichen Standort befindet und klein ist – bis ein erfahrener Mitarbeiter beschließt, zu einem anderen Unternehmen zu wechseln oder in den Ruhestand zu gehen. Wenn Mitarbeiter das tun, nehmen sie ihr Wissen mit – Wissen, das sie über Jahre gesammelt haben und das die Feinheiten des Technologie-Stacks, interne Prozesse und das Know-how deines Unternehmens enthält. Das führt dazu, dass Mitarbeiterschulungen länger dauern, Fehler wiederholt werden und die Produktivität nicht ansteigt.

Ein Firmen Wiki hilft dir dabei, Wissen für bestehende und zukünftige Mitarbeiter im Unternehmen zu halten.

So erstellst du ein Fimen Wiki

Der Aufbau einer brandneuen Firmen Wikis von Grund auf mag auf den ersten Blick überwältigend wirken – aber es ist einfacher, als es sich anhört.

Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dir den Einstieg erleichtert.

Schritt 1: Die Wahl der richtigen Firmen Wiki Software

Die Auswahl der richtigen Software ist der erste und wichtigste Schritt bei der Erstellung eines Firmen Wikis. Wenn du es falsch machst, kann das gesamte Unterfangen scheitern.

Denn ein Wiki ist nur dann sinnvoll, wenn es aktualisiert und regelmäßig genutzt wird. Wenn die Bearbeitung zu komplex und die Suche zu langsam ist, werden deine Mitarbeiter die Software wahrscheinlich nicht verwenden und die Informationen werden schlussendlich veralten.

Ein ideales Firmen Wiki Tool sollte:

• Eine sofortige und zuverlässige Suchfunktion bieten.

• Eine intuitive Navigation und Inhaltshierarchie aufweisen.

• Auch für technisch nicht versierte Benutzer leicht zugänglich sein, idealerweise in Echtzeit.

• Über eine Berechtigungs- und Zugriffsrechteverwaltung verfügen.

• Einfache Verlinkungen zwischen Seiten ermöglichen.

• Integration mit anderen Tools ermöglichen, um alle Inhalte synchron zu halten.

Ein solches Tool ist Nuclino. Es konzentriert sich auf wesentliche Funktionen und bietet eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche, die es selbst unerfahrenen und technisch nicht versierten Benutzern leicht macht, ein Wiki einzurichten.

Probiere es aus und finde heraus, ob Nuclino das richtige Wiki für dein Team ist.

Du kannst Nuclino einfach nur als Firmen Wiki verwenden. Jedoch kann die Software weitaus mehr. Sie funktioniert wie ein kollektives Gedächtnis, um das gesamte Wissen deines Teams, Dokumente und Projekte an einem Ort zusammenzuführen. Du kannst Projekte verwalten, neue Mitarbeiter einarbeiten, Besprechungsprotokolle führen, an Dokumenten zusammenarbeiten und vieles mehr, ohne das Chaos von Dateien und Ordnern, Kontextwechsel oder Silos.

Schritt 2: Fülle dein Wiki mit Inhalten

Wenn du von einer anderen Wiki-Software wechselst, kannst du einfach deine Inhalte in Nuclino importieren.

Wenn du ein neues Firmen Wiki von Grund auf neu erstellst, beginnst du mit der Grundstruktur, indem du ein paar einfache Themen auswählt, mit denen du vertraut bist. In Nuclino kannst du für jedes übergeordnete Thema oder jede Abteilung, z. B. HR, Prozesse, Strategie, etc., einen eigenen Arbeitsbereich erstellen.

Nachdem du die Grundstruktur erstellt hast, kannst du die ersten Seiten deines Wikis einrichten und mit Inhalten füllen. Jede Seite in Nuclino ist ein eigenes Dokument, das Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht, sodass du dein gesamtes Team für den Aufbau deines neuen Firmen Wikis einbeziehen kannst.

Schritt 3: Verbundene Wiki-Seiten verknüpfen

Eine der Kernfunktionen eines jeden Wikis ist die interne Verlinkung. Interne Links definieren die Struktur deines Firmen Wikis und ermöglichen, es auf intuitive und natürliche Weise zu durchsuchen – wie eine Website und nicht wie eine Liste von Dokumenten und Ordnern.

In Nuclino ist die Verlinkung von Seiten so einfach wie das Eingeben von "@" und dem Titel der Seite, zu der du verlinken möchtest.

Schritt 4: Zugriffsrechte konfigurieren

Wird dein Firmen Wiki allen Mitarbeitern offenstehen? Oder wird es bestimmte vertrauliche Informationen enthalten, auf die nur einige Personen Zugriff haben? Soll jeder die Inhalte bearbeiten können oder hast du dedizierte Redakteure?

Je nachdem, wie du diese grundlegenden Fragen beantwortest, möchtest du möglicherweise Benutzerrollen und -berechtigungen anders konfigurieren. Nuclino zielt darauf ab, die Berechtigungseinstellungen so einfach wie möglich zu halten, daher sollte dies eine ziemlich leichte Aufgabe sein.

Schritt 5: Beziehe dein Team ein

Ein Wiki ist von Natur aus kollaborativ und die darin enthaltenen Informationen entstehen normalerweise durch Crowdsourcing. Versuche nicht, dein Firmen Wiki selbst aufzubauen und zu aktualisieren – binde deine Kollegen frühzeitig ein und ermutige sie, ihr Wissen einzubringen und Feedback zu hinterlassen, wenn sie etwas Veraltetes oder Falsches sehen.

Was gehört in ein Firmen Wiki?

Keine zwei Wikis sind gleich, und es gibt keine strengen Regeln, wenn es um die Inhalte geht, die du aufnehmen solltest. Firmen Wikis decken jedoch im Allgemeinen viele der folgenden Themenbereiche ab:

• Unternehmenskultur, Mission, Vision und Werte

• Mitarbeiterhandbücher und Personalrichtlinien

• SOPs und Prozessdokumentation

• Organigramme und Profile deiner Teammitglieder

• Unternehmensstrategie und Roadmap

• Gewonnene Erkenntnisse und Best Practices

• Onboarding-Checklisten und Materialien zur Mitarbeiterschulung

• Anleitungen, Tutorials und Handbücher zur Fehlerbehebung

• Häufig gestellte Fragen

Letztendlich ist die Erstellung eines Firmen Wikis nur die halbe Miete. Dein Wiki wird nur dann nützlich sein, wenn deine Mitarbeiter es aktualisieren und regelmäßig nutzen. Es kann einige Zeit dauern, bis dein Team hierzu die richtigen Gewohnheiten und Prozesse entwickelt. Aber sobald deine Kollegen überzeugt sind, kann sich dein Firmen Wiki zu einem der effektivsten Tools entwickeln, um die Produktivität deiner Mitarbeiter zu steigern.