So erstellst du ein Unternehmens Wiki für deine Firma

Im Jahr 2012 berichtete McKinsey, dass „Mitarbeiter durchschnittlich 9,3 Stunden pro Woche damit verbringen, Informationen zu suchen und zu sammeln.“

Die Anzahl der Tools, die wir verwenden, um Dinge zu erledigen, wächst ständig. Wichtige Informationen werden über Slack, Google Drive und E-Mails verstreut. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Suche nach dem, was du brauchst, zu einer immer größeren Herausforderung wird. Infolgedessen wird wertvolle Zeit durch sich wiederholende Fragen und doppelte Arbeit verschwendet, während neue Mitarbeiter länger brauchen, um ihre volle Produktivität zu erreichen.

Finde heraus, wie die Erstellung eines Unternehmens Wikis diese Probleme lösen kann.

• Was ist ein Unternehmens Wiki?
• Die Vorteile eines Unternehmens Wikis
• So erstellst du ein Unternehmens Wiki

Was ist ein Unternehmens Wiki?

In einem Unternehmens Wiki (auch Firmen Wiki) kann dein Team alle wichtigen Informationen dokumentieren und organisieren. Es kann Onboarding-Checklisten, Standardverfahren, Produktanforderungen, Team-Playbooks und mehr enthalten.

Ein Unternehmens Wiki wird von den Mitarbeitern gemeinsam erstellt und aktualisiert. Es fungiert als Single Source of Truth deines Teams – eine Art internes Wikipedia für dein Unternehmen. Du kannst es ganz einfach mit der Unternehmens Wiki Software deiner Wahl erstellen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein Unternehmens Wiki in Nuclino aussehen könnte, einem einheitlichen Arbeitsbereich, in dem Teams all ihr Wissen, ihre Dokumente und Projekte an einem Ort zusammenbringen.

Du kannst Nuclino nur als Unternehmens Wiki verwenden. Hierbei handelt es sich jedoch um ein äußerst vielseitiges Tool, das noch viel mehr kann. Es bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, deine Inhalte zu strukturieren und zu visualisieren, darunter eine verschachtelte Liste, ein Kanban-Board sowie eine Tabelle und ein Diagramm im Mindmap-Stil. Dies macht Nuclino zu einer großartigen Lösung für viele zusätzliche Anwendungen, einschließlich Projektzusammenarbeit, Sprintplanung, asynchrone Kommunikation und mehr. Nuclino funktioniert wie ein kollektives Gedächtnis, das es dir ermöglicht, die gesamte Arbeit deines Teams an einem Ort zusammenzuführen, ganz ohne das Chaos von Dateien und Ordnern, Kontextwechsel oder Silos.

Unternehmens Wiki vs. Wissensdatenbank

Der Begriff „Unternehmens Wiki“ wird oft synonym mit "interner Wissensdatenbank" verwendet. Tatsächlich gibt es eine große Überschneidung zwischen den beiden Kategorien und ihrem beabsichtigten Zweck. Gleichzeitig gibt es dennoch einige grundlegende Unterschiede zwischen ihrer Funktionsweise.

Wiki-Software basiert auf Wissens-Crowdsourcing. Es zielt darauf ab, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und den Mitarbeitern zu ermöglichen, Inhalte gemeinsam zu aktualisieren. Auf der anderen Seite eignet sich Wissensdatenbank-Software am besten für eine kleine Gruppe von Redakteuren, die für die Erstellung und Aktualisierung der Informationen verantwortlich sind.

Letztlich können beide Tools erfolgreich für den Wissensaustausch eingesetzt werden.

Die Vorteile eines Unternehmens Wikis

Schätzungen zufolge verlieren Fortune-500-Unternehmen jährlich etwa 31,5 Milliarden US-Dollar, weil sie ihr Wissen nicht teilen.

Wissen ist ein Unternehmenswert wie jeder andere auch. Durch den immateriellen Charakter wird der Wert jedoch häufig unterschätzt und wichtige Best Practices übersehen. Während FAQ-Bereiche und Hilfecenter für Kunden an der Tagesordnung sind, vernachlässigen viele Unternehmen die Erstellung eines Wikis oder einer Wissensdatenbank für ihre eigenen Teams. Die Mitarbeiterproduktivität ist jedoch nicht weniger wichtig als die Kundenzufriedenheit und kann über Erfolg oder Misserfolg deines Unternehmens entscheiden.

Aus folgenden Gründen lohnt sich die Erstellung eines Unternehmens Wikis:

Verbesserte Teamproduktivität

Wenn Mitarbeiter internes Wissen nicht teilen, werden sie wahrscheinlich die Fehler anderer wiederholen und versuchen, das Rad neu zu erfinden, wenn sie Probleme lösen. Jede Woche werden Stunden damit verschwendet, nach Informationen zu suchen. Eine interne Wissensdatenbank kann die Produktivität steigern und deinen Mitarbeitern helfen, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Onboarding neuer Mitarbeiter wird optimiert

Die Erstellung eines Unternehmens Wikis ist eine großartige Möglichkeit, neue Mitarbeiter schneller auf den neuesten Stand zu bringen, da sie Zugriff auf dein gesamtes Unternehmenswissen erhalten, sodass sich wiederholende Fragen minimieren. Gibt es eine Kleiderordnung? Was ist die Urlaubsregelung? Wie wird meine Leistung bewertet? Anstatt andere Kollegen von der Arbeit abzuhalten, kann der neue Mitarbeiter die Antworten einfach selbst nachschlagen.

Auch die Dokumentation des Onboarding-Prozesses kann Dinge beschleunigen. Lass deine Teammanager das Rad nicht für jede neue Einstellung neu erfinden – standardisiere und erfasse stattdessen deine bestehenden Prozesse in deinem Unternehmens Wiki.

Unternehmenswissen wird dokumentiert und bleibt im Unternehmen

Wenn dich deine langjährigen Mitarbeiter verlassen oder in Rente gehen, nehmen sie ihr Wissen mit. Ein Team Wiki kann solche Übergänge viel reibungsloser gestalten und das Wissen im Unternehmen für bestehende und zukünftige Mitarbeiter erhalten.

So erstellst du ein Unternehmens Wiki

Schritt 1: Die Wahl der richtigen Unternehmens Wiki Software

Ein Grund, warum viele Unternehmen Probleme mit der Aktualisierung ihrer Unternehmens Wikis haben, ist, dass die meisten traditionellen Wiki-Tools zu komplex und nicht intuitiv sind. Ein Wiki mit MediaWiki oder DokuWiki einzurichten und auf dem neuesten Stand zu halten, erfordert von einem erfahrenen Entwickler viel Zeit und Mühe, und vielen Unternehmen fehlen die Ressourcen.

Glücklicherweise ist dies nicht mehr der Fall, und du hast eine ganze Reihe benutzerfreundlicher Wiki-Tools für Unternehmen zur Auswahl. Denke bei der Bewertung möglicher Lösungen daran, dass ein ideales Wiki:

• Eine sofortige und zuverlässige Suchfunktion bietet.

• Eine intuitive Navigation und Inhaltshierarchie aufweist.

• Auch für technisch nicht versierte Benutzer leicht zugänglich ist, idealerweise in Echtzeit.

• Über eine Berechtigungs- und Zugriffsrechteverwaltung verfügt.

• Einfache Verlinkungen zwischen Seiten ermöglicht.

• Integration mit anderen Tools ermöglicht, um alle Inhalte synchron zu halten.

Ein solches Wiki-Tool für Unternehmen ist Nuclino. Im Gegensatz zu vielen traditionellen Wiki-Plattformen muss bei Nuclino nichts installiert oder konfiguriert werden, es funktioniert direkt von deinem Browser aus. Erstelle einfach ein Konto, um sofort loszulegen.

Schritt 2: Inhalte importieren oder erstellen

Viele Teams verwenden Nuclino als Confluence Alternative oder Google Docs Alternative. Wenn du von dieser oder einer anderen Software wechselst, kannst du Inhalte einfach in Nuclino importieren.

Wenn du bei Null anfängst, möchtest du vielleicht damit beginnen, einen eigenen Arbeitsbereich für jedes allgemeine Thema zu erstellen, z. B. Engineering, Kundensupport, Personalabteilung und mehr. Nachdem du die Grundstruktur eingerichtet hast, kannst du fortfahren und Inhalte hinzufügen. Der intuitive WYSIWYG-Editor erleichtert dir den Einstieg.

Alle Inhalte in Nuclino können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, wobei automatisch jede Änderung im Versionsverlauf gespeichert und Versionskonflikte verhindert werden. Integrationen mit über 50 verschiedenen Apps ermöglichen es dir, deine Wiki-Seiten mit interaktiven Medieneinbettungen zum Leben zu erwecken.

Schritt 3: Verbundene Seiten verknüpfen

Deine Mitarbeiter werden ein Unternehmenswiki nur dann nutzen, wenn es so aufgebaut und strukturiert ist, dass es sich einfach navigieren lässt. Wenn der Aufbau zu unübersichtlich ist, wird es schwierig, Leute zu überzeugen und das Wiki wird schließlich aufgegeben.

Eine der Kernfunktionen eines Wikis ist die interne Verlinkung. In Nuclino ist das Verknüpfen von Seiten so einfach wie das Eingeben eines "@", sodass du Informationen sofort organisieren kannst, ohne darüber nachzudenken.

Interne Links ermöglichen es dir und deinem Team, auf intuitive und natürliche Weise durch dein Wiki zu navigieren und es zu erkunden. In Nuclino erstellen alle verbundenen Dokumente deines Teams automatisch eine interaktive Mindmap, die dir einen einfachen Überblick über deine gesamte interne Dokumentation verschafft. Schaue deiner Mindmap beim Wachsen zu, wenn dein Team weitere Inhalte hinzufügt.

Schritt 4: Zugriffsrechte konfigurieren

Um Berechtigungen und Zugriffsrechte für deine Teammitglieder richtig zu konfigurieren, musst du mehrere Entscheidungen treffen:

• Welche Informationen sollten mit allen geteilt werden und welche sollten privat sein?

• Welche Teammitglieder sollen die Inhalte in deinem Wiki bearbeiten können?

• Welche Teammitglieder sollen Zugriff auf Kontoeinstellungen und die Abrechnung haben?

Nuclino hält Rollen und Berechtigungen so intuitiv wie möglich, daher sollte dies eine ziemlich einfache Aufgabe sein.

Schritt 5: Erstelle eine ansprechende Willkommensseite

Der erste Eindruck zählt, ebenso wie die erste Seite, die deine Teammitglieder sehen werden, sobald sie deinem Unternehmens Wiki beitreten. Es ist nicht einfach, sich an ein neues Tool zu gewöhnen, daher ist eine Willkommensseite die perfekte Gelegenheit, um zu erklären, wie das Wiki benutzt wird und wo man was findet.

Was ist der Zweck dieses Wikis? Was sind die wichtigsten Informationen? Wer soll sie aktualisieren? An wen wende ich mich bei Fragen? Die Willkommensseite deines Unternehmens Wikis ist ein großartiger Ort, um diese und alle anderen Fragen zu beantworten, die neue Teammitglieder zu deinem neuen Unternehmens Wiki haben könnten.

Letztendlich kann ein Unternehmens Wiki nur dann seinen Zweck erfüllen, wenn es regelmäßig genutzt und aktualisiert wird. Wenn dein Team noch nie zuvor ein Wiki verwendet hat, musst du möglicherweise auch ein wenig Zeit investieren, um den Mehrwert zu vermitteln.

Dokumentation wird oft als langweilige und lästige Pflicht angesehen. Ohne klare Anreize ist es unwahrscheinlich, dass dein Team seine Gewohnheiten ändert und einen aktiven Beitrag leistet. Mache daher das Wiki zu einem Team-KPI und belohne die aktivsten Wiki-Mitglieder. Bringe den Stein ins Rollen, damit der Rest deines Teams nachzieht.

Melde dich für ein Nuclino Konto an und beginne mit deinem Unternehmens Wiki. Dein gesamtes Team wird davon profitieren, dass es das benötigte Wissen teilen und finden kann.