Wie man ein modernes Unternehmenswiki erstellt

Möchten Sie mehr über Unternehmenswikis erfahren und eines für Ihr eigenes Unternehmen erstellen? Sie sind hier genau richtig.

Jedes Unternehmen sammelt im Laufe der Zeit eine Fülle wertvoller Informationen – Prozesse, Best Practices, Branchenwissen und mehr. Leider werden diese Informationen in vielen Organisationen über E-Mails, Chat-Nachrichten und verstreute Dokumente verteilt. Oder schlimmer noch – sie werden gar nicht erst dokumentiert.

Infolgedessen sinkt die Produktivität des Teams und beeinträchtigt die Geschäftsergebnisse. Studien zufolge verlieren Fortune-500-Unternehmen jährlich 31,5 Milliarden Dollar, weil sie Wissen nicht effektiv verwalten. Ein Unternehmenswiki ist ein Tool, das dies verhindern soll.

Lassen Sie uns genauer betrachten, was ein Unternehmenswiki ist und wie Sie eines für Ihre Organisation erstellen können.

• Was ist ein Unternehmenswiki?
• Die Vorteile eines internen Unternehmenswikis
• Wie man ein Unternehmenswiki erstellt
• Wie man ein Unternehmenswiki strukturiert
• Was in ein Unternehmenswiki gehört

Was ist ein Unternehmenswiki?

Ein Unternehmenswiki (auch Firmenwiki genannt) ist das zentrale Wissenszentrum eines Unternehmens, in dem Mitarbeiter interne Informationen teilen und organisieren können. Das gesamte Team erweitert, überprüft und aktualisiert die Informationen im Wiki gemeinsam, wodurch es zu einer zentralen Wissensquelle für alle wichtigen Themen wird – wie ein internes Wikipedia Ihres Unternehmens.

Im Gegensatz zu einem öffentlichen Wiki wie Wikipedia, bei dem jeder weltweit auf Inhalte zugreifen und diese bearbeiten kann, ist ein Unternehmenswiki ein privates Wiki, das in der Regel nur für Mitarbeiter zugänglich ist.

Hier ist ein Beispiel für ein internes Unternehmenswiki, das in Nuclino erstellt wurde, einem einheitlichen Arbeitsbereich, in dem Teams ihr Wissen, Dokumente und Projekte an einem Ort zusammenführen können.

Die Vorteile eines internen Unternehmenswikis

Warum braucht Ihre Organisation ein Unternehmenswiki? Wenn Sie noch nie ein Wiki verwendet haben, mag es verlockend sein, einfach auf Tools wie Google Docs oder Slack zurückzugreifen, um Informationen zu teilen. Doch ohne ein richtiges Tool für Wissensaustausch wird das Ganze zwangsläufig chaotisch.

Hier sind einige Gründe, warum die Erstellung eines Wikis eine lohnenswerte Investition ist:

Ein Unternehmenswiki schafft eine zentrale Wissensquelle

Ein Wiki bringt das gesamte Wissen Ihres Unternehmens an einem Ort zusammen und wird zur ersten Anlaufstelle für Ihr Team, wenn es um die Suche nach Informationen geht. Keine endlose Suche mehr in Google-Drive-Ordnern oder ständiges Nachfragen bei Kollegen. Keine doppelten Arbeiten oder wiederholten Fehler mehr.

Viele moderne Unternehmenswiki-Plattformen bieten außerdem leistungsstarke KI-Funktionen, die das Organisieren und Finden von Informationen noch einfacher machen. Nuclino verfügt beispielsweise über einen KI-gestützten Assistenten Sidekick, der jede Frage basierend auf dem in Ihrem Wiki dokumentierten Wissen Ihres Teams sofort beantworten kann.

Neue Mitarbeiter lernen schneller dazu

Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter Ihrem Team beitritt, wird er viele Fragen haben. Wie buche ich einen Besprechungsraum? Was ist der Prozess für die Bearbeitung von Kundenanfragen? Wo reiche ich Ausgaben zur Genehmigung ein? Wenn diese Informationen in Ihrem Unternehmenswiki gründlich dokumentiert sind, können Sie den Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeiter erheblich beschleunigen und wiederholte Fragen minimieren.

Wissen bleibt im Unternehmen

Ohne Dokumentation wird Wissen im Unternehmen mündlich weitergegeben. Das mag bis zu einem gewissen Punkt funktionieren, wenn Ihr Team klein und an einem Ort angesiedelt ist – bis ein erfahrener Mitarbeiter das Unternehmen wechselt oder in den Ruhestand geht. Dann nimmt er sein Wissen mit – Wissen, das manchmal über Jahre hinweg durch das Lernen der Feinheiten der Technologie, Prozesse und des Know-hows Ihres Unternehmens aufgebaut wurde. Dadurch dauert die Schulung neuer Mitarbeiter länger, Fehler wiederholen sich und die Produktivität steigt nicht an.

Ein Unternehmenswiki hilft Ihnen, Wissen innerhalb des Unternehmens zu bewahren – zum Vorteil sowohl bestehender als auch zukünftiger Mitarbeiter.

Wie man ein Unternehmenswiki erstellt

Ein Unternehmenswiki zu erstellen, mag wie eine schwierige und zeitaufwändige Aufgabe erscheinen, besonders wenn Sie noch nie ein Wiki verwendet haben und von Grund auf beginnen. Aber es ist einfacher, als es klingt.

Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen den Einstieg erleichtert.

Schritt 1: Die beste Unternehmenswiki-Software auswählen

Die richtige Software zu wählen, ist der erste und wichtigste Schritt bei der Erstellung eines Wikis für Ihr Unternehmen. Eine falsche Wahl kann das gesamte Projekt scheitern lassen.

Ein Wiki kann nur dann nützlich sein, wenn es regelmäßig aktualisiert und genutzt wird. Wenn die Bearbeitung zu kompliziert ist und die Suche langsam, werden Ihre Mitarbeiter es weniger wahrscheinlich verwenden, und die Informationen werden veralten.

Die beste Unternehmenswiki-Software sollte idealerweise:

• Eine zuverlässige und schnelle Suchfunktion bieten.

• Intuitive Navigation und Inhaltsstruktur haben.

• Auch für nicht-technische Nutzer einfach zu bearbeiten sein, idealerweise in Echtzeit.

• Berechtigungen und Zugriffsrechte verwalten.

• Einfache Verknüpfungen zwischen Seiten ermöglichen.

• Mit anderen Tools integriert sein, um Inhalte synchron zu halten.

Ein solches Tool ist Nuclino. Es konzentriert sich auf wesentliche Funktionen und bietet eine saubere, intuitive Benutzeroberfläche, die es auch unerfahrenen und nicht-technischen Nutzern leicht macht, ein Wiki einzurichten.

Probieren Sie es aus und sehen Sie, ob es das richtige Wiki für Ihr Team ist.

Während Nuclino ausschließlich als Unternehmenswiki verwendet werden kann, kann es noch viel mehr. Es ist ein einheitlicher Arbeitsbereich, der das gesamte Wissen, die Dokumente und Projekte Ihres Teams an einem Ort zusammenführt – wie ein kollektives Gehirn. Sie können damit Projekte verwalten, neue Mitarbeiter einarbeiten, Besprechungsprotokolle erstellen, Dokumente gemeinsam bearbeiten und vieles mehr, ohne das Chaos von Dateien und Ordnern, ohne Kontextwechsel oder Silos.

Schritt 2: Inhalte für Ihr Wiki erstellen

Wenn Sie von einer anderen Wiki-Software wechseln, können Sie Ihre Inhalte einfach in Nuclino importieren.

Wenn Sie ein neues Unternehmenswiki von Grund auf erstellen, beginnen Sie mit einer grundlegenden Struktur, indem Sie ein paar einfache Themen auswählen, mit denen Sie vertraut sind. Nachdem Sie die Grundstruktur eingerichtet haben, können Sie die ersten Seiten Ihres Wikis erstellen und mit Inhalten füllen. Jede Seite in Nuclino ist ein Echtzeit-Dokument, das die Zusammenarbeit Ihres gesamten Teams bei der Erstellung Ihres neuen Unternehmenswikis ermöglicht.

Verwenden Sie Diagramme, Tabellen und Bilder, um Informationen ansprechender und leichter verständlich zu machen. Nuclino bietet integrierte visuelle Kollaboration und ermöglicht es Ihnen, jedem Wiki-Dokument eine kollaborative Leinwand hinzuzufügen. Sie können damit Diagramme erstellen, Ideen mit Haftnotizen brainstormen, Moodboards gestalten und vieles mehr.

Schritt 3: Verknüpfen Sie verwandte Wiki-Seiten miteinander

Eine der Kernfunktionen eines jeden Wikis ist das interne Verlinken. Interne Links definieren die Struktur Ihres Unternehmenswikis und ermöglichen es, dieses auf eine intuitive und natürliche Weise zu durchsuchen – wie eine Website, anstatt eine Liste von Dokumenten und Ordnern.

In Nuclino ist das Verlinken von Seiten so einfach wie das Eingeben von "@" und dem Titel der Seite, die Sie verlinken möchten.

Schritt 4: Zugriffsrechte konfigurieren

Soll Ihr Unternehmenswiki allen Mitarbeitern offenstehen? Oder enthält es bestimmte vertrauliche Informationen, auf die nur einige Personen zugreifen dürfen? Soll jeder den Inhalt bearbeiten können, oder haben Sie bestimmte Redakteure?

Abhängig von diesen grundlegenden Fragen können Sie Benutzerrollen und Berechtigungen unterschiedlich konfigurieren. Nuclino zielt darauf ab, die Berechtigungseinstellungen so einfach wie möglich zu gestalten, sodass dies eine recht einfache Aufgabe sein sollte.

Schritt 5: Binden Sie Ihr Team ein

Ein Wiki ist per Definition kollaborativ, und die darin enthaltenen Informationen werden in der Regel gemeinsam erstellt. Versuchen Sie nicht, das Unternehmenswiki allein zu erstellen und zu pflegen – beziehen Sie Ihre Kollegen frühzeitig ein und ermutigen Sie sie, ihr Wissen beizutragen und Feedback zu geben, wenn sie etwas Veraltetes oder Falsches sehen.

Wie man ein Unternehmenswiki strukturiert

Wie Sie Ihr Wiki strukturieren, kann einen großen Unterschied für die Produktivität Ihres Teams machen. Ein gut organisiertes Wiki ermöglicht es Mitarbeitern, schnell die benötigten Informationen zu finden, Unternehmensprozesse zu verstehen und sich schneller einzuarbeiten. Ein schlecht strukturiertes Wiki hingegen kann Verwirrung, Zeitverschwendung und Frustration verursachen.

So erstellen Sie ein Unternehmenswiki, das eine wertvolle Ressource ist.

Nach Abteilungen oder Teams organisieren

Unterteilen Sie Ihr Wiki in Abschnitte für jede Abteilung oder jedes Team. Dieses intuitive Setup hilft jedem, das zu finden, was er benötigt, ohne endlos suchen zu müssen. Stellen Sie sich vor, Sie schaffen dedizierte Bereiche für HR, Marketing, Vertrieb, IT und mehr.

Eine logische Hierarchie erstellen

Strukturieren Sie Ihr Wiki wie einen gut organisierten Aktenschrank. Beginnen Sie mit breiten Kategorien und verfeinern Sie diese bis zu spezifischen Themen.

In Nuclino können Sie für jedes übergeordnete Thema oder jede Abteilung einen eigenen Arbeitsbereich erstellen und verwandte Wiki-Seiten in Sammlungen und Unter-Sammlungen organisieren. Zum Beispiel können Sie in einem Arbeitsbereich "Marketing" Sammlungen wie "Kanäle", "Wachstumsexperimente" und "Kampagnen" erstellen.

Klare Namenskonventionen verwenden

Konsistenz ist entscheidend. Verwenden Sie einfache, beschreibende Titel für Seiten und halten Sie sich an ein einheitliches Namensschema. Dies hilft den Nutzern, Informationen schnell zu finden und den Inhalt der Seiten auf einen Blick zu verstehen.

Regelmäßige Wartung und Inhaltsprüfungen planen

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihres Wikis ein, um veraltete Inhalte zu entfernen und die Relevanz zu gewährleisten. Weisen Sie bestimmten Personen oder Teams die Verantwortung zu, die verschiedenen Abschnitte des Wikis auf dem neuesten Stand zu halten.

Was in ein Unternehmenswiki gehört

Ein Unternehmenswiki sollte eine umfassende Ressource sein, die wichtige Informationen bereitstellt, damit Mitarbeiter ihre Arbeit effektiv erledigen können. Kein Wiki gleicht dem anderen, und es gibt keine strikten Regeln für die Inhalte, die Sie einfügen sollten.

Unternehmenswikis decken jedoch in der Regel viele der folgenden Themen ab:

• Unternehmenskultur, Mission, Vision und Werte

• Mitarbeiterhandbücher, Leitfäden und HR-Richtlinien

• SOPs und Prozessdokumentation

• Organigramme und Profile der Teammitglieder

• Unternehmensstrategie und Roadmap

• Gelerntes und Best Practices

• Checklisten für die Einarbeitung und Schulungsmaterialien

• Anleitungen, Tutorials und Fehlerbehebungsanleitungen

• FAQs

Am Ende des Tages ist das Erstellen eines Unternehmenswikis nur die halbe Miete. Ihr Wiki wird nur dann nützlich sein, wenn die Inhalte regelmäßig aktualisiert und genutzt werden. Es kann etwas Zeit in Anspruch nehmen, bis Ihr Team die richtigen Gewohnheiten und Prozesse entwickelt. Aber sobald Ihre Kollegen eingebunden sind, kann Ihr Unternehmenswiki zu einem der effektivsten Werkzeuge zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität werden.