So erstellst du ein internes Wiki für dein Unternehmen

Im Jahr 2012 berichtete McKinsey, dass „Mitarbeiter durchschnittlich 9,3 Stunden pro Woche damit verbringen, Informationen zu suchen und zu sammeln.“ Das bedeutet konkret, dass bei fünf Mitarbeitern nur vier zur Arbeit erscheinen würden. Der Fünfte wäre damit beschäftigt, nach Antworten zu suchen, ohne etwas Produktives beizutragen.

Wenn Mitarbeiter firmeninternes Wissen über Slack, archivierte E-Mail-Threads und getrennte Dokumente verbreiten, wird es zu einer Herausforderung, die benötigten Informationen zu finden und zu aktualisieren. Infolgedessen wird wertvolle Zeit durch sich wiederholende Fragen und doppelte Arbeit verschwendet, während neue Mitarbeiter länger brauchen, um ihre volle Produktivität zu erreichen.

Hier kommen interne Wikis ins Spiel.

• Was ist ein internes Wiki?
• Warum solltest du ein internes Wiki nutzen?
• So erstellst du ein internes Wiki
• So überzeugst du dein Team

Was ist ein internes Wiki?

Ein internes Wiki (auch Unternehmens Wiki oder interne Wissensdatenbank genannt) ist ein Ort, in dem dein Team alle wichtigen Informationen dokumentieren und organisieren kann. Es kann Besprechungsprotokolle, Standardverfahren, Designdokumente, Produktanforderungen, Sprint-Retrospektiven, Projektpläne, Personalrichtlinien, Team-Playbooks und mehr enthalten.

Ein internes Wiki wird von den Mitarbeitern gemeinsam erstellt und aktualisiert. Es fungiert als Single Source of Truth deines Teams – eine Art internes Wikipedia für dein Unternehmen. Wenn dein Team und dein Unternehmen wachsen, kann ein internes Wiki zu einem deiner wertvollsten Assets werden.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein internes Wiki aussehen könnte (erstellt mit Nuclino).

Warum solltest du ein internes Wiki nutzen?

Hier sind nur einige der Gründe, warum die Erstellung eines Wikis eine lohnende Investition ist:

• Weniger Zeitverschwendung durch Informationssuche und Doppelarbeit: Wenn dein Unternehmen wächst, sammelst du eine enorme Menge an wertvollen Informationen an. Ohne einen einzigen Wissensspeicher verteilen sich die Informationen über verschiedene Teams und Tools. Ein internes Wiki kann die erste Anlaufstelle für deine Mitarbeiter sein, wenn es um die Suche nach Informationen geht. "Unser Wiki spart uns Stunden, wenn es darum geht, eine wichtige Information zu finden, die man bisher nicht brauchte, sei es ein Prozess, eine Designskizze oder Besprechungsnotizen", sagt Matthew Bond, der leitende Spieledesigner bei Psyon Games.

• Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter müssen in der Regel weniger Arbeit erledigen, während sie lernen, wie sie ihre Aufgaben erfüllen und neue Arbeitsabläufe steuern können. Es kann Monate dauern, bis ein Mitarbeiter die volle Produktivität erreicht. Das Erstellen eines internen Wikis ist eine großartige Möglichkeit, neue Mitarbeiter schneller auf den neuesten Stand zu bringen, da sie Zugriff auf dein gesamtes internes Unternehmenswissen erhalten und sich wiederholende Fragen minimieren. "Die Dokumentation unseres Wissens war sehr wichtig: Das Wissen unserer Mitarbeiter aufzuschreiben war der Schlüssel, um neue Mitarbeiter auf den neuesten Stand zu bringen", sagt Octave Auger, VP Marketing bei Paddle.

• Festigung und Erhalt des Unternehmenswissens: Wenn dich deine langjährigen Mitarbeiter verlassen oder in Rente gehen, nehmen sie ihr Wissen mit. Wenn dieses Wissen nicht ordnungsgemäß dokumentiert wurde, müssen die Mitarbeiter, die sie ersetzen, die Rolle oft erlernen und das Know-how von Grund auf neu aufbauen. Ein internes Wiki kann solche Übergänge viel reibungsloser gestalten und das Wissen im Unternehmen zum Nutzen sowohl bestehender als auch zukünftiger Mitarbeiter erhalten.

So erstellst du ein internes Wiki

Schritt 1: Die Wahl der richtigen internen Wiki Software

Die Erstellung eines internen Wikis ist einfacher, als du vielleicht denkst, besonders dann, wenn du das richtige Tool verwendest. In der Vergangenheit mussten sich Unternehmen entscheiden, ein komplexes internes Wiki wie MediaWiki oder DokuWiki einzurichten oder stattdessen den Google Drive Ordner zu durchforsten, um das zu finden, wonach sie suchen.

Glücklicherweise ist dies heutzutage nicht mehr der Fall, da dir eine ganze Reihe benutzerfreundlicher interner Wiki Tools zur Verfügung stehen. Ein ideales Wiki sollte:

• Eine sofortige und zuverlässige Suchfunktion bieten.

• Eine intuitive Navigation und Inhaltshierarchie aufweisen.

• Auch für technisch nicht versierte Benutzer leicht zugänglich sein, idealerweise in Echtzeit.

• Über eine Berechtigungs- und Zugriffsrechteverwaltung verfügen.

• Einfache Verlinkungen zwischen Seiten ermöglichen.

• Integration mit anderen Tools ermöglichen, um alle Inhalte synchron zu halten.

Ein solches Tool ist Nuclino. Im Gegensatz zu herkömmlichen Intranet-Portalen und Wiki-Plattformen muss bei Nuclino nichts installiert oder konfiguriert werden, es funktioniert direkt von deinem Browser aus. Erstelle einfach ein Konto, um loszulegen.

Nuclino kann ausschließlich als internes Wiki verwendet werden, ist aber ein sehr vielseitiges Tool, das noch viel mehr kann. Es bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, deine Arbeit zu strukturieren und zu organisieren, darunter eine verschachtelte Liste, ein Kanban-Board, eine Tabelle und ein Diagramm im Mindmap-Stil. Dies macht Nuclino zu einer großartigen Lösung für die Projektzusammenarbeit, das Onboarding neuer Mitarbeiter, asynchrone Kommunikation und mehr. Es funktioniert wie ein kollektives Gedächtnis, um die gesamte Arbeit deines Teams an einem Ort zusammenzuführen, ohne das Chaos von Dateien und Ordnern, Kontextwechsel oder Silos.

Schritt 2: Inhalte importieren oder erstellen

Viele Teams verwenden Nuclino als Confluence Alternative or Google Docs Alternative. Wenn du von dieser oder einer anderen Software wechselst, kannst du Inhalte einfach in Nuclino importieren.

Wenn du bei Null anfängst, möchtest du vielleicht damit beginnen, einen eigenen Arbeitsbereich für jedes allgemeine Thema zu erstellen, z. B. Engineering, Kundensupport, Personalabteilung und mehr. Nachdem du die Grundstruktur eingerichtet hast, kannst du fortfahren und Inhalten hinzufügen. Der intuitive WYSIWYG-Editor erleichtert dir den Einstieg.

Alle Inhalte in Nuclino können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, wobei automatisch jede Änderung im Versionsverlauf gespeichert und Versionskonflikte verhindert werden. Integrationen mit über 50 verschiedenen Apps ermöglichen es dir, deine Wiki-Seiten mit interaktiven Medieneinbettungen zum Leben zu erwecken.

Schritt 3: Verbundene Seiten verknüpfen

Eine der Kernfunktionen eines Wikis ist die interne Verlinkung. In Nuclino ist das Verknüpfen von Seiten so einfach wie das Eingeben eines "@", sodass du Informationen sofort organisieren kannst, ohne darüber nachzudenken.

Interne Links ermöglichen es dir und deinem Team, auf intuitive und natürliche Weise durch dein Wiki zu navigieren und es zu erkunden. In Nuclino erstellen alle verbundenen Dokumente deines Teams automatisch eine interaktive Mindmap, die dir einen einfachen Überblick über deine gesamte interne Dokumentation verschafft. Schaue deiner Mindmap beim Wachsen zu, wenn dein Team weitere Inhalte hinzufügt.

Schritt 4: Zugriffsrechte konfigurieren

Um Berechtigungen und Zugriffsrechte für deine Teammitglieder richtig zu konfigurieren, musst du mehrere Entscheidungen treffen:

• Welche Informationen sollten mit allen geteilt werden und welche sollten privat sein?

• Welche Teammitglieder sollen die Inhalte in deinem Wiki bearbeiten können?

• Welche Teammitglieder sollen Zugriff auf Kontoeinstellungen und die Abrechnung haben?

Abhängig von der internen Wiki Software und deiner Teamgröße kann die Konfiguration von Zugriffsrechten sehr einfach oder ziemlich kompliziert werden. Nuclino hält Rollen und Berechtigungen so intuitiv wie möglich, daher sollte dies eine ziemlich einfache Aufgabe sein.

Schritt 5: Erstelle eine ansprechende Willkommensseite

Der erste Eindruck zählt, ebenso wie die erste Seite, die deine Teammitglieder sehen werden, sobald sie deinem internen Wiki beitreten. Es ist nicht einfach, sich an ein neues Tool zu gewöhnen, daher ist eine Willkommensseite die perfekte Gelegenheit, um zu erklären, wie das Wiki benutzt wird und wo man was findet.

Was ist der Zweck dieses Wikis? Was sind die wichtigsten Informationen? Wer soll sie aktualisieren? An wen wende ich mich bei Fragen? Die Willkommensseite deines internen Wikis ist ein großartiger Ort, um diese und alle anderen Fragen zu beantworten, die Teammitglieder zu deinem neuen internen Wiki haben könnten.

So überzeugst du dein Team

Ein internes Wiki kann nur dann seinen Zweck erfüllen, wenn es regelmäßig genutzt und aktualisiert wird. Veraltete Inhalte sind einer der Hauptgründe, warum Wikis aufgegeben werden. Oft ist das zugrunde liegende Problem die zu komplexe Software – je verwirrender, langsamer und frustrierender die Benutzererfahrung ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sich dein Team mit dem Wiki beschäftigt. Aus diesem Grund ist die Wahl eines einfachen und intuitiven Tools so wichtig, wenn es um Firmen Wikis geht.

Wenn dein Team noch nie zuvor ein Wiki verwendet hat, musst du möglicherweise auch Zeit investieren, um den Mehrwert zu vermitteln, denn Dokumentation wird oft als langweilige und lästige Pflicht angesehen. Ohne klare Anreize ist es unwahrscheinlich, dass dein Team seine Gewohnheiten ändert und einen aktiven Beitrag leistet. Mache dein Wiki daher zu einem Team-KPI und belohne die aktivsten Wiki-Mitglieder. Bringe den Stein ins Rollen, damit der Rest deines Teams nachzieht.

Schlussendlich ist Wissen ein Unternehmenswert wie jeder andere auch, der jedoch weitaus schwerer zu ersetzen ist als deine Büroausstattung.

Melde dich für ein Nuclino Konto an und starte dein internes Wiki. Dein gesamtes Team wird davon profitieren, dass es das benötigte Wissen teilen und finden kann.