So erstellst du ein internes Wiki für dein Unternehmen
Finde heraus, warum ein internes Wiki eine der einfachsten Möglichkeiten ist, interne Informationen zu teilen und zu organisieren.
Im Jahr 2012 berichtete McKinsey, dass Mitarbeiter durchschnittlich “9,3 Stunden pro Woche mit der Suche und dem Sammeln von Informationen verbringen”. Das bedeutet im Grunde, dass von fünf Mitarbeitern nur vier tatsächlich arbeiten, während der fünfte nach Antworten sucht und keinen Wert beiträgt.
Wenn unternehmensinternes Wissen über Slack, archivierte E-Mail-Threads und unzusammenhängende Dokumente verstreut ist, wird es schwierig, die benötigten Informationen zu finden und auf dem neuesten Stand zu halten. Zeit wird durch wiederholte Fragen verschwendet, Arbeit wird doppelt gemacht, und neue Mitarbeiter benötigen länger, um produktiv zu werden.
Genau hier kommen interne Wikis ins Spiel.
- Was ist ein internes Wiki?
- Warum ein internes Wiki nutzen?
- Wie erstellt man ein internes Wiki?
- Die beste Software für interne Wikis
- Wie Sie Ihr Team einbinden
Was ist ein internes Wiki?
Ein internes Wiki ist ein Ort, an dem Ihr gesamtes Team Unternehmensinformationen teilen und organisieren kann. Es wird auch häufig als Unternehmens-Wiki oder interne Wissensdatenbank bezeichnet. Es kann Besprechungsprotokolle, Standardarbeitsanweisungen, Designdokumente, Produktanforderungen, Sprint-Retrospektiven, Projektpläne, HR-Richtlinien, Team-Playbooks und mehr enthalten.
Ein internes Wiki wird von den Mitarbeitern selbst erstellt, erweitert und gepflegt. Es dient als zentrale Wissensquelle Ihres Teams – Sie können es sich als das interne Wikipedia Ihres Unternehmens vorstellen. Während Ihr Team und Ihr Unternehmen wachsen, kann ein internes Wiki zu einem Ihrer wertvollsten Vermögenswerte werden.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein internes Wiki aussehen könnte (erstellt mit Nuclino).
Warum ein internes Wiki nutzen?
Die Einrichtung eines internen Wikis von Grund auf mag wie eine entmutigende, zeitaufwändige Aufgabe erscheinen. Aber es ist einfacher, als es klingt, und es gibt viele Gründe, warum die Erstellung eines Wikis eine lohnenswerte Investition ist:
Weniger Zeitverschwendung durch die Suche nach Informationen und doppelte Arbeit: Während Ihr Unternehmen wächst, sammeln Sie eine enorme Menge an wertvollen Informationen an. Ohne ein zentrales Wissensrepository tendieren diese dazu, sich über Teams und Tools zu verteilen. Eine interne Wiki-Plattform kann der erste Anlaufpunkt Ihrer Mitarbeiter sein, wenn es darum geht, nach Informationen zu suchen. "Unser Wiki spart uns Stunden, wenn es darum geht, 'dieses eine Ding' zu finden, das man bis jetzt nicht gebraucht hat, sei es ein Prozess, ein Designentwurf oder Besprechungsnotizen", sagt Matthew Bond, der leitende Spieledesigner bei Psyon Games.
Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Neue Mitarbeiter leisten oft weniger, während sie herausfinden, wie sie ihre Aufgaben ausführen und sich in neuen Workflows zurechtfinden. Es kann Monate dauern, bis ein Mitarbeiter vollständig produktiv ist. Die Erstellung eines internen Wikis für Ihr Unternehmen ist eine großartige Möglichkeit, neue Mitarbeiter schneller einzuarbeiten, da es ihnen Zugriff auf das gesamte interne Wissen Ihres Unternehmens gibt und wiederholte Fragen minimiert. "Die Dokumentation unseres Wissens war sehr wichtig: Informationen aus ein paar Köpfen zu nehmen und auf Papier zu bringen, war entscheidend, um neue Mitarbeiter schnell einzuarbeiten", sagt Octave Auger, VP Marketing bei Paddle.
Konsolidierung und Erhalt von Unternehmenswissen: Wenn langjährige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder in den Ruhestand gehen, nehmen sie ihr Wissen mit. Wenn dieses Wissen nicht richtig dokumentiert ist, müssen die neuen Mitarbeiter die Rolle und das Know-how von Grund auf neu erlernen. Ein internes Wiki kann solche Übergänge erheblich erleichtern, indem es Wissen im Unternehmen behält – zum Vorteil bestehender und zukünftiger Mitarbeiter.
Wie erstellt man ein internes Wiki?
Schritt 1: Die beste Software für interne Wikis auswählen
Die Erstellung eines internen Wikis ist einfacher, als Sie vielleicht denken, besonders wenn Sie die richtige Wiki-Software finden. In der Vergangenheit mussten Unternehmen zwischen einer komplexen und unintuitiven internen Wiki-Software wie MediaWiki oder DokuWiki wählen oder durch Ordner in Google Drive suchen, um das zu finden, was sie benötigen.
Zum Glück ist das nicht mehr der Fall, und es gibt eine Vielzahl benutzerfreundlicher Tools für interne Wikis. Die beste Software für interne Wikis sollte:
Eine zuverlässige Suchfunktion bieten.
Intuitive Navigation und Inhaltsstruktur haben.
Einfach bearbeitbar sein, auch für nicht-technische Nutzer, idealerweise in Echtzeit.
Rollen und Zugriffskontrollen ermöglichen.
Einfaches Verknüpfen von Seiten erlauben.
Mit anderen Tools integrierbar sein, um Inhalte synchron zu halten.
Viele moderne Tools für interne Wikis wie Nuclino bieten auch KI-gestützte Alternativen zur regulären Suche. Sie können einfach eine Frage stellen und erhalten sofort eine Antwort aus dem kollektiven Wissen Ihres Teams, das im Wiki dokumentiert ist.
Ein solches Tool ist Nuclino. Im Gegensatz zu traditionellen Intranet-Portalen und wikiartigen Wissensplattformen müssen Sie mit Nuclino nichts installieren oder konfigurieren – es funktioniert direkt in Ihrem Browser. Erstellen Sie einfach ein Konto, um loszulegen.
Nuclino kann ausschließlich als internes Wiki verwendet werden, ist aber ein äußerst vielseitiges Tool, das viel mehr leisten kann. Es bietet verschiedene Möglichkeiten, Ihre Arbeit zu strukturieren und zu organisieren, darunter eine verschachtelte Liste, ein Kanban-Board, eine Tabelle und eine Mindmap-ähnliche Graph-Ansicht. Damit ist Nuclino eine hervorragende Lösung für Projektzusammenarbeit, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, asynchrone Kommunikation und vieles mehr. Es funktioniert wie ein kollektives Gehirn und ermöglicht es Ihnen, die Arbeit Ihres Teams an einem Ort zusammenzubringen und ohne das Chaos von Dateien und Ordnern, Kontextwechsel oder Silos zusammenzuarbeiten.
Schritt 2: Inhalte importieren oder erstellen
Viele Teams nutzen Nuclino als Confluence-Alternative oder Google Docs-Alternative. Wenn Sie von diesen oder einer anderen Software wechseln, können Sie Ihre Inhalte ganz einfach in Nuclino importieren.
Wenn Sie bei null anfangen, sollten Sie zunächst für jedes übergeordnete Thema einen dedizierten Arbeitsbereich erstellen, beispielsweise Technik, Kundenservice, HR und so weiter. Nachdem Sie die Grundstruktur eingerichtet haben, können Sie mit der Erstellung der ersten Seiten Ihres Wikis beginnen. Der intuitive WYSIWYG-Editor macht den Einstieg einfach.
Alle Inhalte in Nuclino können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden. Änderungen werden automatisch in der Versionshistorie gespeichert, wodurch Versionskonflikte vermieden werden. Integrationen mit über 50 verschiedenen Apps ermöglichen es Ihnen, Ihre Wikiseiten mit interaktiven Medien-Embeds zu bereichern.
Schritt 3: Verknüpfen Sie verwandte Seiten miteinander
Interne Verknüpfungen sind eine der Kernfunktionen eines Wikis. In Nuclino ist das Verknüpfen von Seiten so einfach wie das Tippen eines "@", sodass Sie Informationen sofort organisieren können, ohne darüber nachdenken zu müssen.
Interne Verknüpfungen ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, Ihr Wiki auf eine intuitivere und natürlichere Weise zu navigieren und zu erkunden. In Nuclino erstellen alle miteinander verknüpften Dokumente Ihres Teams automatisch eine interaktive Mindmap, die Ihnen einen einfachen Überblick über Ihre interne Dokumentation gibt. Sehen Sie zu, wie sie wächst, während Ihr Team mehr Inhalte hinzufügt.
Schritt 4: Zugriffskontrollen konfigurieren
Um Berechtigungen und Zugriffsrechte für Ihre Teammitglieder richtig zu konfigurieren, müssen Sie mehrere Entscheidungen treffen:
Welche Informationen sollen mit allen geteilt werden und welche sollen privat bleiben?
Welche Teammitglieder sollen Inhalte in Ihrem Wiki bearbeiten können?
Welche Teammitglieder sollen Zugriff auf Kontoeinstellungen und Abrechnung haben?
Je nach gewählter Wiki-Software und Größe Ihres Teams kann die Konfiguration der Zugriffsrechte sehr einfach oder recht kompliziert sein. Nuclino bemüht sich, Rollen und Berechtigungen so einfach wie möglich zu gestalten, sodass dies eine recht einfache Aufgabe sein sollte.
Schritt 5: Erstellen Sie eine ansprechende Willkommensseite
Der erste Eindruck zählt, ebenso wie die erste Seite, die Ihre Teammitglieder sehen, wenn sie Ihrem internen Wiki beitreten. Sich an ein neues Tool zu gewöhnen, ist nicht einfach, daher bietet eine Willkommensseite die perfekte Gelegenheit, einige Anleitungen zur Nutzung zu geben und zu erklären, wo was zu finden ist.
Was ist der Zweck dieses Wikis? Was sind die wichtigsten Informationen? Wer ist dafür verantwortlich, es aktuell zu halten? An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen habe? Die Willkommensseite Ihres Wikis ist ein großartiger Ort, um diese und andere Fragen Ihrer Kollegen zu klären.
Die beste Software für interne Wikis
Es mag verlockend sein, bekannte Tools wie Google Docs für Ihr internes Wiki zu verwenden, aber spezielle Software ist in der Regel die bessere Wahl.
Glücklicherweise gibt es viele Optionen. Hier sind fünf der besten Tools für interne Wikis, basierend auf echten Nutzerbewertungen:
1. Nuclino
Preis: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab $6/Benutzer/Monat
Bewertung auf Capterra: 4.7/5
Wenn Sie ein modernes und einfach zu bedienendes internes Wiki für Ihr Unternehmen erstellen möchten, ist Nuclino eine großartige Wahl. Im Gegensatz zu traditioneller Wiki-Software, die oft komplex und umständlich ist, ist Nuclino leichtgewichtig und konzentriert sich auf das Wesentliche. Es bietet eine ablenkungsfreie Benutzeroberfläche, intuitive Navigation, schnelle Suche und nahtlose Echtzeit-Zusammenarbeit.
Nuclino verfügt auch über eingebaute visuelle Kollaborationstools, die es Ihnen ermöglichen, ein unendliches kollaboratives Leinwand zu jeder Seite Ihres Wikis hinzuzufügen, z. B. für Diagramme, Flussdiagramme, Brainstorming, Moodboards und mehr.
Nuclino hat eine minimalistische Lernkurve, was es einfach macht, dass auch nicht-technische Nutzer schnell damit zurechtkommen.
Trotz seiner Einfachheit ist Nuclino sehr vielseitig und eignet sich hervorragend für eine Vielzahl von Aufgaben und Anwendungsfällen. Sie können das gesamte Wissen, die Dokumente und Projekte Ihres Teams an einem Ort zusammenführen und ohne das Chaos von Dateien und Ordnern zusammenarbeiten.
Sie können auch jeden Nuclino-Arbeitsbereich in eine öffentliche Wiki-Website umwandeln, die für alle im Internet zugänglich und über Suchmaschinen auffindbar ist.
Was Nutzer über Nuclino sagen:
"Nuclino ist genau das, was man sich von einer Wiki-Software wünscht. Jeder, der versucht, eine Reihe von Dokumenten/Notizen in einer Organisation zu organisieren, sollte sich Nuclino ansehen, da es perfekt passt. Das Design des Produkts ist so gut, dass es tatsächlich Spaß macht, neue Notizen/Dokumente in der App zu schreiben."
2. Confluence
Preis: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab $5,50/Benutzer/Monat
Bewertung auf Capterra: 4.4/5
Atlassian Confluence ist eines der ältesten Tools für interne Wikis auf dem Markt. Es ist eine leistungsstarke Lösung mit umfangreichen Formatierungsoptionen, fortschrittlichem Berechtigungsmanagement und Sicherheit auf Unternehmensniveau.
Confluence integriert sich nahtlos in andere Produkte der Atlassian-Suite und ist daher eine natürliche Wahl für Teams, die bereits Tools wie BitBucket verwenden. Obwohl es eine gewisse Lernkurve gibt, machen die robusten Funktionen den Aufwand für einige Teams lohnenswert.
Suchen Sie nach ähnlichen Tools wie Confluence? Werfen Sie einen Blick auf diese Liste von Alternativen zu Confluence.
Was Nutzer über Confluence sagen:
"Confluence ist ein Atlassian-Produkt, das eine sehr leistungsstarke Wiki-Plattform für Dokumentation bietet. Sie können jeden Aspekt von Confluence steuern, von der allgemeinen Gestaltung und dem Layout bis hin zu Berechtigungen und Eigenschaften. Allerdings können die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten von Confluence oft eine herausfordernde Lernkurve mit sich bringen."
3. MediaWiki
Preis: Kostenlos, Open Source
Bewertung auf Capterra: 4.5/5
MediaWiki betreibt einige der größten Wikis der Welt, einschließlich Wikipedia. Es kann sowohl für öffentliche als auch für interne Wikis verwendet werden.
Als Open-Source- und kostenlose Option ist MediaWiki bei Unternehmen, Studenten und Hobbyisten gleichermaßen beliebt.
Beachten Sie jedoch, dass MediaWiki nicht die benutzerfreundlichste Wiki-Software ist und für nicht-technische Nutzer eine Herausforderung darstellen kann.
Was Nutzer über MediaWiki sagen:
"MediaWiki ist Open Source, verfügt über viele Funktionen von Haus aus und zahlreiche Plugins. Es betreibt Wikipedia, also ist es sicher und skalierbar. Allerdings ist es für die meisten Leute schwer zu bedienen, und die Wiki-Struktur muss erlernt werden."
4. You Need A Wiki
Preis: Kostenlos für 1 Benutzer, Teampläne ab $10/Monat
Bewertung auf Capterra: Noch nicht bewertet
You Need A Wiki (YNAW) ermöglicht es Ihnen, ein internes Wiki aus Ihren vorhandenen Google Docs zu erstellen, was es ideal für Teams macht, die Google Drive bevorzugen.
Es ist relativ neu auf dem Markt und noch in der frühen Entwicklung, erhält jedoch regelmäßige Updates.
Was Nutzer über You Need A Wiki sagen:
"Es gibt viele Wiki-Tools. Wenn Ihre Organisation Google Drive nutzt, schauen Sie sich YNAW an. Einfach einzurichten, nutzt die vorhandenen Tools. Es konvertiert die Dokumente in Drive in ein schönes Wiki."
5. Zoho Wiki
Preis: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab $2,70/Benutzer/Monat
Bewertung auf G2: 4.1/5
Zoho Wiki ist Teil der Zoho Office Suite und daher eine natürliche Wahl für Teams, die bereits andere Zoho-Produkte verwenden.
Zoho Wiki ist kostenlos für Teams mit bis zu drei Mitgliedern und bietet einen erschwinglichen Business-Plan. Dieses interne Wiki eignet sich am besten für kleine Teams, Pädagogen und alle, die mit einem begrenzten Budget arbeiten.
Was Nutzer über Zoho Wiki sagen:
"Zoho Wiki ist eine großartige Software für Wissensmanagement und Zusammenarbeit mit global verstreuten Teams bei bestimmten Projekten. Es verfügt über einen gut gestalteten Feed und starke Zugriffskontrollen. Das gibt mir Master-Zugriff auf alle benötigten Materialien, mit einem gut anpassbaren Layout."
Wie Sie Ihr Team einbinden
Ein internes Wiki kann nur dann seinen Zweck erfüllen, wenn es regelmäßig genutzt und aktualisiert wird. Veraltete Inhalte sind einer der Hauptgründe, warum Wikis aufgegeben werden. Oft liegt das Problem in der zu komplexen Software – je verwirrender, langsamer und frustrierender die Benutzererfahrung, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Team das Wiki verwendet. Deshalb ist es so wichtig, ein einfach zu bedienendes und intuitives Tool für Unternehmenswikis zu wählen.
Wenn Ihr Team noch nie ein Wiki verwendet hat, müssen Sie möglicherweise Zeit investieren, um den Wert des Wikis Ihren Kollegen zu vermitteln. Dokumentation wird oft als langweilige und mühsame Aufgabe angesehen. Ohne klare Anreize wird Ihr Team wahrscheinlich nicht aktiv mitarbeiten. Setzen Sie es als Team-KPI fest. Belohnen Sie die aktivsten Wiki-Beitragenden. Bringen Sie den Stein ins Rollen, und der Rest des Teams wird folgen.
Schließlich ist Wissen ein Unternehmenswert wie jeder andere, und es ist weitaus schwieriger zu ersetzen als ein Büroequipment.
Bereit loszulegen?
