So erstellst du eine interne Wissensdatenbank

Self-Service-Wissensdatenbanken, Hilfezentren und FAQ-Bereiche für Kunden sind an der Tagesordnung. Eine interne Wissensdatenbank ist dagegen immer noch etwas, was viele Organisationen nicht haben.

Niemand stellt sich die Frage, ob es wichtig ist, Benutzer über Produkte aufzuklären – es erhöht die Kundenzufriedenheit, reduziert den Aufwand für den Kundensupport und wirkt sich direkt auf den Profit aus. Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass die Schaffung einer internen Wissensdatenbank für das eigene Team genauso wichtig ist.

Viele Aufgaben erfordern Informationen, die die Mitarbeiter nicht unbedingt auswendig gelernt haben. Sie müssen alte E-Mails, freigegebene Ordner und getrennte Dokumente durchsuchen. Und wenn sie nicht finden, wonach sie suchen, müssen sie auf Slack-Nachrichten zurückgreifen und ihre Kollegen von der Arbeit ablenken.

Das kann unglaublich zeitaufwendig sein. Studien zufolge verbringt ein durchschnittlicher Arbeitnehmer 9,3 Stunden pro Woche damit, Informationen zu finden, die er für seine Arbeit benötigt. Aber so muss es nicht sein. Wir erklären dir, wie eine interne Wissensdatenbank deinem Team dabei helfen kann, informiert und produktiv zu bleiben, ohne Zeit zu verschwenden.

• Was ist eine interne Wissensdatenbank?
• So erstellst du eine interne Wissensdatenbank
• Die beste interne Wissensdatenbank-Software
• Die Vorteile einer internen Wissensdatenbank

Was ist eine interne Wissensdatenbank?

Eine interne Wissensdatenbank (auch als internes Wissensmanagementsystem bezeichnet) ist ein zentralisiertes Wissensarchiv, das von einem Unternehmen für den internen Gebrauch erstellt wird. Es ist ein gemeinsam genutzter Bereich, in dem dein Team alle Arten von relevanten Geschäftsinformationen dokumentieren und so organisieren kann, dass Mitarbeiter und Teammitglieder das, was sie brauchen, schnell finden können.

Ohne eine interne Wissensdatenbank müssten sich Mitarbeiter mit jeder einzelnen Frage an Kollegen wenden oder sich durch Berge von Ordnern und Dokumenten wühlen – was die Produktivität ernsthaft beeinträchtigen kann.

Externe vs. interne Wissensdatenbank

Wenn Leute über eine Wissensdatenbank sprechen, beziehen sie sich meistens auf ein Hilfezentrum oder eine Support-Website. Dies ist eine externe Wissensdatenbank, eine öffentliche Self-Service-Bibliothek mit Informationen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung, die von einem Unternehmen für seine Benutzer oder Kunden erstellt wurde.

Eine interne Wissensdatenbank ist hingegen eine private Seite, die von deinen Mitarbeitern genutzt wird, um auf unternehmensinternes Wissen zuzugreifen. Es funktioniert im Wesentlichen wie ein internes Wikipedia und ermöglicht es deinen Mitarbeitern, die benötigten Informationen einfach zu finden, wenn sie sie benötigen.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine solche Wissensdatenbank in Nuclino aussehen könnte, ein einheitlicher Arbeitsbereich für das gesamte Wissen sowie die Dokumente und Projekte deines Teams. Erstelle ein Konto, um mit dem Aufbau einer internen Wissensdatenbank für dein eigenes Unternehmen zu beginnen.

Was sollte in eine interne Wissensdatenbank aufgenommen werden?

Eine interne Wissensdatenbank kann eine Vielzahl von Inhalten enthalten, darunter:

• Unternehmensinformationen (z. B. Mission, Vision und Werte)

• Personalrichtlinien (z. B. Verhaltenskodex)

• Prozessdokumentation (z. B. Mitarbeiter-Onboarding-Prozess)

• Anleitungen und FAQs (z. B. wie man einen Besprechungsraum bucht)

• Teamspezifische Informationen (z. B. Blog-Styleguide oder Skripte für Verkaufsgespräche)

Dies ist keineswegs eine vollständige Liste. Eine interne Wissensdatenbank ist ein großartiger Ort für wertvolle Informationen, auf die in Zukunft verwiesen wird.

So erstellst du eine interne Wissensdatenbank

Der Aufbau einer brandneuen internen Wissensdatenbank von Grund auf mag auf den ersten Blick überwältigend wirken – aber es ist einfacher, als es sich anhört. Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dir den Einstieg erleichtert.

Schritt 1. Wähle die richtige interne Wissensdatenbank-Software aus

Eine interne Wissensdatenbank kann mit einer dedizierten Wissensdatenbank-Softwarelösung erstellt werden, aber bestimmte Allzweck-Tools eignen sich ebenfalls. Triff diese Entscheidung mit Bedacht, denn wenn du eine zu langsame oder zu komplexe Plattform wählst, wird es für dich schwierig werden, dein Team zu überzeugen. Gleichzeitig kann etwas zu Einfaches und Unstrukturiertes wie Google Docs zu einer Herausforderung werden, um das Wissen zu organisieren.

Nimm dir etwas Zeit, um deine Anforderungen zu prüfen und deine Optionen zu bewerten. Idealerweise sollte die von dir gewählte Software:

• Eine sofortige und zuverlässige Suchfunktion bieten.

• Eine intuitive Navigation und Inhaltshierarchie haben.

• Auch für technisch nicht versierte Benutzer leicht zugänglich sein, idealerweise in Echtzeit.

• Einen zuverlässigen Versionsverlauf haben.

• Über eine Berechtigungs- und Zugriffsrechteverwaltung verfügen.

• Einfaches Verlinken zwischen Seiten ermöglichen.

• Integration mit anderen Tools ermöglichen, um alle Inhalte synchron zu halten.

• Sicherheit auf Unternehmensebene gewährleisten.

Es stehen viele Optionen zur Auswahl – wir haben eine Liste den besten internen Wissensdatenbank-Softwarelösungen zusammengestellt, um dir dabei zu helfen, deine Optionen einzugrenzen.

Schritt 2. Organisiere die Themen, die du einbeziehen möchtest

Erstelle zunächst eine Liste mit übergeordneten Themen und Fragen, die du behandeln möchtest. In Nuclino kannst du für jedes übergeordnete Thema einen eigenen Arbeitsbereich erstellen, z. B. Engineering, Kundensupport, Personalrichtlinien, Unternehmensinformationen und mehr. Nachdem du die Grundstruktur eingerichtet hast, kannst du fortfahren und mit der Erstellung der ersten Seiten deiner Wissensdatenbank beginnen.

Über interne Links lassen sich verbundene Seiten einfach miteinander verknüpfen. Dadurch kann dein Team deine Wissensdatenbank intuitiver erkunden und relevante Informationen schneller entdecken. Gib einfach "@" und den Namen der Seite ein, auf die du verlinken möchtest.

Schritt 3. Inhalte importieren oder erstellen

Wenn du von einer anderen Software wie Confluence oder Google Docs wechselst, kannst du deine Inhalte einfach in Nuclino importieren.

Wenn du eine neue interne Wissensdatenbank von Grund auf neu erstellst, brauchst du dir keine Sorgen zu machen – der visuelle Editor erleichtert den Einstieg. Alle Inhalte in Nuclino können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, wobei automatisch jede Änderung im Versionsverlauf gespeichert und Versionskonflikte verhindert werden. Integrationen mit über 50 verschiedenen Apps ermöglichen es dir, deine Inhalte mit interaktiven Medieneinbettungen, einschließlich Videos, Karten, Folien, Tabellenkalkulationen und mehr, zum Leben zu erwecken.

Schritt 4. Zugriffsrechte konfigurieren

Deine interne Wissensdatenbank kann alle Arten von Informationen enthalten. Einige davon – wie zum Beispiel Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern – sollten nur bestimmten Teammitgliedern zugänglich sein. Solche vertraulichen Informationen sicher aufzubewahren und zu verhindern, dass unbefugte Mitarbeiter Inhalte ändern oder löschen, ist ein entscheidender Schritt beim Aufbau deiner Wissensdatenbank.

Um Berechtigungen und Zugriffsrechte für deine Teammitglieder richtig zu konfigurieren, musst du mehrere Fragen beantworten:

• Welche Informationen sollten mit allen geteilt werden und welche sollten privat sein?

• Welche Teammitglieder sollten in der Lage sein, die Inhalte in deiner Wissensdatenbank zu bearbeiten?

• Welche Teammitglieder sollen Zugriff auf die Kontoeinstellungen und die Abrechnung haben?

Schritt 5. Erstelle eine Willkommensseite

Deine Wissensdatenbank wird nur dann einen Mehrwert liefern, wenn du es schaffst, dein Team zu überzeugen. Es ist nicht einfach, sich an ein neues Tool zu gewöhnen, und der erste Eindruck zählt. Das Erstellen einer schönen Willkommensseite ist die perfekte Gelegenheit, um eine Anleitung zu geben, wie man die Wissensdatenbank benutzt und wo man was findet.

Schritt 6. Feedback einholen

Damit deine neue Wissensdatenbank von deinem Team angenommen wird, muss sie wirklich hilfreiche und aktuelle Informationen bieten. Versuche nicht zu raten und alles selbst zu machen, sondern lade deine Kollegen ein, etwas beizutragen und ihr Feedback zu teilen. Weise den Benutzern hierzu „Comment-only Rechte“ zu, um Inhalte zu kommentieren, ohne dass sie diese direkt ändern können.

Die beste interne Wissensdatenbank-Software

Während es technisch gesehen durchaus möglich ist, eine interne Wissensdatenbank mit etwas Einfachem wie Google Docs einzurichten, bieten dedizierte Knowledge-Sharing-Tools viele Vorteile.

Wenn es um spezialisierte interne Wissensdatenbank-Software geht, stehen dir viele Optionen zur Auswahl. Es gibt keine objektiv beste Lösung, und abhängig von den individuellen Arbeitsabläufen und Anforderungen deines Teams können sich manche Tools besser eignen als andere. Um dir die Entscheidung zu erleichtern, haben wir eine Liste der 5 besten internen Wissensdatenbank-Tools zusammengestellt – finde das Tool, das den Anforderungen deines Teams am besten entspricht.

1. Nuclino

• Preismodell: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab 5 $/Benutzer/Monat

• Bewertung auf Capterra: 4.8/5

Wenn du eine interne Wissensdatenbank aufbauen möchtest, die einfach zu verwenden, leichtgewichtig und kollaborativ ist, gibt es keine bessere Option als Nuclino. Nuclino ist absichtlich nicht mit einem überwältigenden Funktionsumfang ausgestattet. Stattdessen konzentriert es sich darauf, das Wesentliche genau richtig zu machen: Die Benutzeroberfläche ist sauber, die gemeinsame Bearbeitungserfahrung reibungslos, die Suche schnell und zuverlässig.

Nuclino hat eine minimale Lernkurve, was es dem gesamten Team erleichtert, die Software schnell zu meistern. Neben der einfachen Bedienung ist die Software auch überaus vielseitig. Nuclino ist nicht nur ein großartiges Tool zum Aufbau deiner internen Wissensdatenbank, sondern kann auch problemlos für die Projektzusammenarbeit, kollaborative Dokumentation, Sprintplanung, asynchrone Kommunikation und vieles mehr verwendet werden. Es funktioniert wie ein kollektives Gedächtnis, das es dir ermöglicht, die gesamte Arbeit deines Teams an einem Ort zusammenzuführen, ganz ohne das Chaos von Dateien und Ordnern, Kontextwechsel oder Silos.

2. Confluence

• Preismodell: Kostenlose, erweiterte Funktionen ab 5 $/Benutzer/Monat

• Bewertung auf Capterra: 4.4/5

Atlassian Confluence ist eine ausgereifte, zuverlässige Lösung, der mehr als 60.000 Kunden weltweit vertrauen. Es ist Teil der Atlassian-Produktsuite und kann eine großartige Option für Teams sein, die bereits andere Atlassian-Produkte wie Jira und BitBucket verwenden.

Ursprünglich als Software-Dokumentationstool konzipiert, kann Confluence erfolgreich als interne Wissensdatenbank für das gesamte Unternehmen eingesetzt werden. Es ist hochgradig anpassbar und bietet umfangreiche Formatierungsoptionen, erweitertes Berechtigungsmanagement und Sicherheit auf Unternehmensebene. Confluence geht jedoch mit einer gewissen Lernkurve einher. Stell dich also darauf ein, genügend Zeit für die Schulung deines Teams aufzuwenden.

Suchst du nach weiteren Tools, die Confluence ähneln? Schau dir diese Liste mit Confluence alternativen an.

3. GitBook

• Preismodell: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab 6.40 $/Benutzer/Monat

• Bewertung auf Capterra: 4.5/5

GitBook ist eine moderne und raffinierte Wissensdatenbank, die von Entwicklern für Entwickler erstellt wurde. Es bietet eine Vielzahl einzigartiger Funktionen, die jedes Softwareentwicklungsteam zu schätzen weiß, darunter Markdown-Befehle, Code-Snippets, umfangreiche Einbettungen, Verzweigungen im Git-Stil, GitHub-Integration und mehr.

Aber GitBook ist mehr als nur eine interne Wissensdatenbank. Du vereinfachst nicht nur die Verwaltung deiner internen Dokumentation, sondern kannst auch deine externe, kundenorientierte Wissensdatenbank über dieselbe Plattform veröffentlichen. Mit GitBook kannst du deine eigene Domain auswählen und das Branding anpassen, um schöne Dokumente zu erstellen, ohne dass Codierung oder Design erforderlich sind.

GitBook ist möglicherweise nicht für technisch unversierte Benutzer geeignet, aber wenn du ein Entwicklungsteam leitest und euer internes Wissen und öffentliche Dokumentation an einem Ort konsolidieren möchtest, ist GitBook sicherlich einen Blick wert.

4. Papyrs

• Preismodell: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab 89 $/Monat

• Rating on Capterra: 5/5

Papyrs ist ein sehr vielseitiges Tool, das für eine Vielzahl von Anwendungsfällen verwendet werden kann. Du kannst deine interne Wissensdatenbank einrichten, ein Intranetportal für deine Mitarbeiter erstellen, Teamankündigungen teilen, an Projekten zusammenarbeiten und vieles mehr. Du kannst auch Inhalte für deine Kunden und externe Partner veröffentlichen.

Der Funktionsumfang von Papyrs ist ziemlich breit und umfasst alles, was du zum Einrichten deiner internen Wissensdatenbank benötigst, einschließlich eines Drag-and-Drop-Seiteneditors, einer leistungsstarken Suchfunktion, eines Versionsverlaufs, Benutzerberechtigungen, Kommentaren und mehr. Diese leistungsstarken Funktionen verfügen über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die das Onboarding deiner Teams erleichtert.

Beachte jedoch, dass das Preismodell von Papyrs möglicherweise nicht für kleinere Unternehmen geeignet ist. Der günstigste Plan beginnt nämlich bereits ab 89 $ pro Monat, was Papyrs zu einer erheblich teureren Option macht, wenn du ein Team von 5 bis 15 Personen hast. Große Unternehmen können jedoch den „Company Intranet“-Plan nutzen, für den eine Pauschalgebühr von 899 $ pro Monat erhoben wird, unabhängig davon, wie viele Benutzer du zu deiner Wissensdatenbank hinzufügst.

5. SharePoint

• Preismodell: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab 5 $/Benutzer/Monat

• Bewertung auf Capterra: 4.2/5

SharePoint gibt es seit über 20 Jahren und hat weltweit über 190 Millionen Benutzer. Es ist bei weitem das älteste und meistverbreitete Tool auf dieser Liste.

SharePoint ist eine voll funktionsfähige Intranet-Plattform, die auch als interne Wissensdatenbank verwendet werden kann. Bezüglich der Anzahl der Funktionen ist SharePoint eine der leistungsstärksten Optionen, die du finden kannst. Aber das bedeutet nicht unbedingt, dass es auch die beste Wahl ist. Es kann eine großartige Lösung für große Unternehmen und Teams sein, die bereits an Microsoft-Produkte gewöhnt sind. Kleinere Teams hingegen haben möglicherweise mit der Komplexität und dem etwas veralteten Design zu kämpfen.

Suchst Sie nach weiteren Tools, die SharePoint ähneln? Schau dir diese Liste mit SharePoint Alternativen an.

Es gibt viele andere großartige interne Wissensdatenbank-Tools, die eine Erwähnung verdienen, darunter BookStack, Wiki.js, MediaWiki und mehr.

Die Vorteile einer internen Wissensdatenbank

Der Aufbau einer internen Wissensdatenbank wird sicherlich einigen Aufwand erfordern. Du musst auch etwas Zeit einplanen, um diese zu pflegen und die Informationen genau und aktuell zu halten.

Aber es ist eine lohnende Investition. Schätzungen zufolge verlieren Fortune-500-Unternehmen jährlich etwa 31,5 Milliarden US-Dollar, weil sie ihr Wissen nicht teilen – eine Team-Wissensdatenbank kann deinen Mitarbeitern nicht nur die Arbeit erleichtern, sondern langfristig auch deine Geschäftskosten senken.

Hier sind nur einige der Vorteile einer internen Wissensdatenbank:

Zentralisierte Informationen

Wenn dein Unternehmen wächst, sammelt es eine Fülle von Wissen an. Dieses kann sich sehr leicht über E-Mails, Google Docs, Ordner, Support-Tickets, Slack-Kanäle, etc. verteilen. Je verteilter es wird, desto schwieriger wird es jedoch, darauf zuzugreifen und die benötigten Informationen zu finden. Stattdessen kann das gesamte Wissen in deiner internen Wissensdatenbank konsolidiert werden – der Single Source of Truth deines Teams.

Verbesserte Teamproduktivität

Wenn Mitarbeiter internes Wissen nicht teilen, werden sie wahrscheinlich die Fehler anderer wiederholen und versuchen, das Rad neu zu erfinden, wenn sie Probleme lösen. Jede Woche werden Stunden damit verschwendet, nach Informationen zu suchen, die benötigt werden. Eine interne Wissensdatenbank kann die Produktivität steigern und deinen Mitarbeitern helfen, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter

Selbst wenn der neue Mitarbeiter ein erfahrener Fachmann ist, kann es Monate dauern, bis er seine volle Produktivität erreicht. Wenn du deinen Mitarbeitern dagegen Zugriff auf dein gesamtes internes Unternehmenswissen gewährst, können sie sich schneller auf den neuesten Stand bringen und wiederholende Fragen minimieren.

Bessere Wissensspeicherung

Wenn ein erfahrener Mitarbeiter geht, nimmt er sein Wissen mit, sofern es nicht dokumentiert wird. Eine Unternehmens-Wissensdatenbank kann ein großartiges Instrument sein, um Wissensverlust zu verhindern und den Wissensaustausch zu erleichtern, zum Vorteil sowohl bestehender als auch zukünftiger Mitarbeiter.

Natürlich reicht es nicht aus, nur über eine interne Wissensdatenbank zu verfügen, um diese Vorteile zu nutzen. Um echten Mehrwert zu schaffen, muss es Teil einer umfassenden Wissensmanagementstrategie sein.

Letztendlich ist eine interne Wissensdatenbank nur dann sinnvoll, wenn man sie aktualisiert und regelmäßig konsultiert. Wenn dein Team noch nie zuvor eine interne Wissensdatenbank verwendet hat, musst du möglicherweise Zeit investieren, um deinen Kollegen den Wert zu vermitteln. Aber sobald du das Buy-in erhalten hast, werden sich deine Bemühungen mit höherer Mitarbeiterproduktivität, verbesserter Teamkommunikation und schnellerem Onboarding auszahlen.