Erstellen Sie eine zentrale Wissensquelle für Ihr Team.
Sowohl Ihre Mitarbeiter als auch Ihre Kunden werden irgendwann wiederkehrende Fragen haben. Was ist unser Prozess zum Aktualisieren der Website? Wie setze ich mein Passwort zurück? Wo finde ich unsere genehmigten Produkt-Screenshots? Wie bearbeite ich die Rückerstattungsanfrage eines Kunden?
Wenn diese Informationen nicht klar dokumentiert oder leicht zugänglich sind, sinkt die Produktivität, und das Kundenerlebnis leidet. Der einfachste Weg, dies zu verhindern, ist es, eine Wissensdatenbank aufzubauen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie in wenigen einfachen Schritten eine moderne Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen erstellen können.
Einfach ausgedrückt ist eine Wissensdatenbank ein zentrales Informationsverzeichnis, in dem Mitarbeiter oder Kunden leicht Antworten auf ihre Fragen finden können, ohne nachfragen zu müssen. Sie kann Anleitungen, Tutorials, FAQs und alle anderen Inhalte enthalten, die ihre Zielgruppe nützlich finden könnte.
Je nach Zielgruppe können Sie entweder eine externe Wissensdatenbank (für Ihre Kunden) oder eine interne Wissensdatenbank (für Ihre Mitarbeiter) aufbauen. In den meisten Unternehmen haben Online-Wissensdatenbanken allmählich physische Handbücher und Anleitungen ersetzt, die schwer zu durchsuchen und aktuell zu halten waren. Solche Wissensdatenbanken können genutzt werden, um eine Vielzahl von Unternehmenswissen zu teilen, wie etwa HR-Richtlinien, Mitarbeiterhandbücher, Standardarbeitsanweisungen und mehr.
Hier ist ein Beispiel für eine Wissensdatenbank, die in Nuclino erstellt wurde, einem einheitlichen Arbeitsbereich, in dem Teams all ihr Wissen, ihre Dokumente und Projekte an einem Ort zusammenbringen können. Erstellen Sie ein Konto, um mit dem Aufbau einer Wissensdatenbank für Ihr eigenes Team oder Unternehmen zu beginnen.
Der Aufbau einer Wissensdatenbank von Grund auf ist einfacher, als es scheint. Hier ist ein kurzer Schritt-für-Schritt-Leitfaden, der Ihnen den Einstieg erleichtert.
Eine Wissensdatenbank kann in vielen verschiedenen Formen existieren, abhängig von ihrem Format, Inhalt und ihrer Zielgruppe. Es gibt keine objektiv beste Lösung, und je nach Arbeitsablauf und Anforderungen Ihres Teams kann unterschiedliche Wissensdatenbank-Software besser geeignet sein. Diese Entscheidung sollte sorgfältig getroffen werden.
Zum Beispiel, wenn Sie eine Wissensdatenbank für Ihre Mitarbeiter erstellen möchten, denken Sie daran, dass die Wahl einer zu langsamen oder komplizierten Plattform es schwierig macht, Ihr Team einzubinden. Gleichzeitig kann es eine Herausforderung sein, Wissen auf einer zu einfachen und unstrukturierten Plattform wie Google Docs zu organisieren.
Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Anforderungen zu überlegen und Ihre Optionen zu bewerten. Idealerweise sollte die von Ihnen gewählte Wissensdatenbank-Plattform folgende Kriterien erfüllen:
Sie sollte eine schnelle und zuverlässige Suchfunktion bieten.
Sie sollte eine intuitive Navigation und Inhaltsstruktur haben.
Sie sollte für nicht-technische Benutzer leicht editierbar sein, idealerweise in Echtzeit.
Sie sollte eine verlässliche Versionshistorie haben.
Sie sollte Berechtigungen und Zugriffskontrollen bieten.
Sie sollte eine einfache Verlinkung zwischen Seiten ermöglichen.
Sie sollte sich leicht mit anderen Tools integrieren lassen, um alle Inhalte synchron zu halten.
Sie sollte Unternehmenssicherheit auf höchstem Niveau bieten.
Ein solches Tool ist Nuclino. Es wurde entwickelt, um intuitiv, leichtgewichtig und flexibel genug zu sein, um Teams jeder Größe und Branche zu unterstützen. Nuclino strebt danach, den Kernwerten des ursprünglichen Wiki-Konzepts treu zu bleiben und so schnell und einfach wie möglich zu bleiben, um nahtlose Team-Zusammenarbeit zu fördern, anstatt sie zu behindern.
Probieren Sie es aus, um zu sehen, ob es die richtige Wissensdatenbank-Software für Ihr Team ist.
Während Nuclino ausschließlich zum Aufbau einer Wissensdatenbank verwendet werden kann, ist es ein hochgradig vielseitiges Tool, das viel mehr kann. Es bietet verschiedene Möglichkeiten, Ihre Inhalte zu strukturieren und darzustellen, darunter eine verschachtelte Liste, ein Kanban-Board, eine Tabelle und ein Mindmap-artiges Diagramm. Dies macht Nuclino zu einer großartigen Lösung für viele zusätzliche Anwendungsfälle, einschließlich Projektzusammenarbeit, Sprint-Planung, asynchrone Kommunikation und mehr. Nuclino funktioniert wie ein kollektives Gehirn und ermöglicht es Ihnen, ohne das Chaos von Dateien und Ordnern, Kontextwechsel oder Silos zusammenzuarbeiten.
Zu entscheiden, wie Sie die Inhalte strukturieren und organisieren werden, ist ein entscheidender Schritt beim Aufbau einer Wissensdatenbank. Sie möchten, dass alle Benutzer schnell und einfach finden, wonach sie suchen, ohne sich zu verirren.
Brauchen Sie Inspiration? Importieren Sie unsere Firmen-Wiki- und Wissensdatenbank-Vorlage und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an. Möchten Sie eine Wissensdatenbank von Grund auf erstellen? In diesem Fall sollten Sie damit beginnen, eine Liste mit übergeordneten Themen und Fragen zusammenzustellen, die Sie in Ihrer Wissensdatenbank abdecken möchten. Erwägen Sie, Ihr Team zu befragen, um herauszufinden, welche Informationen für sie wichtig wären.
Nachdem Sie die grundlegende Struktur festgelegt haben, können Sie mit dem Erstellen der ersten Seiten Ihrer Wissensdatenbank beginnen. Verwandte Seiten können einfach miteinander verlinkt werden, indem Sie interne Links verwenden. Dies ermöglicht es Ihrem Team, Ihre Wissensdatenbank auf intuitivere Weise zu erkunden und relevante Informationen schneller zu finden. Geben Sie einfach "@" und den Namen der Seite ein, die Sie verlinken möchten.
Wenn Sie von einer anderen Software wie Confluence oder Google Docs wechseln, können Sie Ihre Inhalte leicht nach Nuclino importieren.
Wenn Sie eine neue Wissensdatenbank von Grund auf erstellen, keine Sorge – der visuelle Editor macht den Einstieg einfach. Alle Inhalte in Nuclino können in Echtzeit gemeinsam bearbeitet werden, wobei jede Änderung automatisch in der Versionshistorie gespeichert und Versionskonflikte vermieden werden.
Integrationen mit über 50 verschiedenen Apps ermöglichen es Ihnen, Ihre Inhalte mit interaktiven Medien-Einbettungen wie Videos, Karten, Präsentationen, Tabellen, Formularen und mehr zum Leben zu erwecken.
Je nachdem, welche Informationen Sie in Ihrer Wissensdatenbank speichern möchten, sollten Sie möglicherweise den Zugriff darauf einschränken. Einige Informationen – wie z. B. Leistungsbeurteilungen – sollten nur für bestimmte Teammitglieder zugänglich sein. Andere Inhalte – wie z. B. Markenrichtlinien – sollten nicht von unbefugten Mitgliedern bearbeitet werden.
Beantworten Sie die folgenden Fragen, um loszulegen:
Welche Informationen sollten für alle zugänglich sein und welche sollten privat bleiben?
Welche Teammitglieder sollten Inhalte bearbeiten dürfen?
Welche Teammitglieder sollten Zugriff auf Kontoeinstellungen und Abrechnung haben?
Basierend auf Ihren Antworten können Sie die entsprechenden Berechtigungen und Zugriffsrechte für Ihre Teammitglieder festlegen.
Das Erstellen der Wissensdatenbank ist nur der erste Schritt. Ihre harte Arbeit wird sich nur dann auszahlen, wenn die Wissensdatenbank regelmäßig konsultiert und aktualisiert wird. Damit das passiert, muss sie wirklich hilfreiche und aktuelle Informationen bieten.
Achten Sie darauf, Ihr Team zu überwachen und potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Gibt es wiederkehrende Fragen, die in der Wissensdatenbank dokumentiert werden könnten? Veraltet der Inhalt? Haben neue Mitarbeiter Schwierigkeiten, die Informationen zu finden, die sie benötigen? Nutzen Sie das Feedback Ihres Teams, um Ihre Wissensaustausch-Workflows kontinuierlich zu optimieren und dafür zu sorgen, dass sich Ihre Mitarbeiter einbezogen und wertgeschätzt fühlen.
Weisen Sie die Kommentar-Rolle den Benutzern zu, die Inhalte kommentieren, aber nicht direkt bearbeiten dürfen.
Wenn Ihr Team noch nie eine Wissensdatenbank verwendet hat, müssen Sie möglicherweise Zeit in die Vermittlung ihres Wertes investieren. Es kann auch erforderlich sein, Ihr Team zu motivieren, Inhalte beizutragen. Machen Sie es zu einem Team-KPI und entwickeln Sie geeignete Belohnungen für die aktivsten Beitragenden in Ihrer Wissensdatenbank.
Aber sobald Sie die Akzeptanz erreicht haben, werden sich Ihre Bemühungen, eine großartige Wissensdatenbank aufzubauen, mit höherer Mitarbeiterproduktivität, verbesserter Teamkommunikation und schnellerer Einarbeitung auszahlen.
Eine Wissensdatenbank aufzubauen, erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier sind einige Best Practices:
Wissen Sie, wer die Wissensdatenbank nutzen wird und welche Unterstützung sie benötigen. Dies hilft Ihnen, relevante und nützliche Inhalte zu erstellen.
Ordnen Sie Informationen in einer klaren, logischen Reihenfolge an. Verwenden Sie Kategorien und Unterkategorien, um es den Benutzern zu erleichtern, das zu finden, was sie brauchen.
Halten Sie Ihre Texte einfach und auf den Punkt. Vermeiden Sie technisches Fachjargon, es sei denn, es ist notwendig, und brechen Sie komplexe Themen in einfache Schritte auf.
Fügen Sie Bilder, Diagramme und Videos hinzu, um Dinge zu erklären. Visuelle Elemente können Informationen leichter verständlich machen.
Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig den Inhalt, um sicherzustellen, dass er aktuell und korrekt ist. Dies hält die Wissensdatenbank zuverlässig.
Verwenden Sie das gleiche Format für alle Artikel. Nutzen Sie Überschriften, Aufzählungspunkte und nummerierte Listen, um den Inhalt leichter lesbar zu machen.
Ermöglichen Sie es den Benutzern, Feedback zu Artikeln zu geben. Verwenden Sie dieses Feedback, um den Inhalt zu verbessern und Lücken zu schließen.
Verbinden Sie verwandte Artikel miteinander. Dies hilft den Benutzern, Themen tiefer zu erkunden und zusätzliche Informationen zu finden.
Stellen Sie sicher, dass die Wissensdatenbank sicher ist. Nur autorisierte Benutzer sollten auf bestimmte Inhalte zugreifen oder diese bearbeiten können.
Verfolgen Sie, wie die Wissensdatenbank verwendet wird. Nutzen Sie Analysen, um zu sehen, welche Artikel beliebt sind und welche verbessert werden könnten.
Der Aufbau einer Wissensdatenbank für Mitarbeiter umfasst einige wichtige Schritte.
Beginnen Sie damit, die häufigsten Fragen und Probleme Ihrer Mitarbeiter zu identifizieren. Sammeln Sie die erforderlichen Informationen und organisieren Sie sie in klaren Kategorien. Verwenden Sie einfache, klare Sprache und fügen Sie visuelle Hilfsmittel hinzu, um das Verständnis zu erleichtern. Halten Sie die Inhalte auf dem neuesten Stand und fördern Sie Feedback, um die Inhalte kontinuierlich zu verbessern.
Um eine persönliche Wissensdatenbank zu erstellen, beginnen Sie damit zu entscheiden, welche Art von Informationen Sie speichern möchten. Verwenden Sie ein Tool, das Ihrem Stil entspricht, z. B. eine Notiz-App oder ein einfaches digitales Dokument. Organisieren Sie Ihre Notizen in Kategorien und verwenden Sie Tags für eine einfache Suche. Halten Sie Ihre Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand und überprüfen Sie Ihre Notizen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin nützlich sind.
Auch wenn Sie theoretisch eine Wissensdatenbank in Word erstellen können, ist dies nicht die beste Option. Word bietet nicht die erweiterten Funktionen und Organisationstools, die spezielle Wissensdatenbank-Software bietet. Es ist besser, ein Tool zu verwenden, das speziell für das Erstellen und Verwalten von Wissensdatenbanken entwickelt wurde.
In SharePoint können Sie eine Wissensdatenbank erstellen, indem Sie eine dedizierte Website oder Bibliothek einrichten. Organisieren Sie Ihre Inhalte mithilfe von Listen, Dokumentbibliotheken und benutzerdefinierten Metadaten. Nutzen Sie die Such- und Navigationsfunktionen von SharePoint, um den Benutzern das Auffinden von Informationen zu erleichtern.
SharePoint ist jedoch eine recht komplexe und überladene Software. Wenn Sie an etwas Modernerem und benutzerfreundlicherem interessiert sind, schauen Sie sich diese Liste von SharePoint-Alternativen an.
Um eine Wissensdatenbank in Confluence zu erstellen, beginnen Sie damit, Bereiche für verschiedene Themen einzurichten und Seiten innerhalb dieser Bereiche zu erstellen. Verwenden Sie Vorlagen, um Ihren Inhalt zu standardisieren, und nutzen Sie die Kollaborationsfunktionen von Confluence, um Informationen auf dem neuesten Stand zu halten.
Confluence ist zwar leistungsstark, kann aber auch komplex sein. Es gibt einfachere und intuitivere Confluence-Alternativen, falls Sie ein leichteres Tool bevorzugen.