Was ist ein Wissensmanagementsystem? Die besten Wissensmanagementsystem-Tools 2025

Jeder einzelne Prozess in Ihrem Unternehmen basiert auf spezialisierten Kenntnissen. Ob es sich um die Beantwortung einer Kundenanfrage, das Onboarding eines neuen Mitarbeiters oder die Behebung eines technischen Problems handelt – Mitarbeiter benötigen das entsprechende Wissen, um ihre Aufgaben korrekt auszuführen.

Ein Wissensmanagementsystem ist ein Tool, das dafür sorgt, dass Ihr Team jederzeit Zugriff auf die benötigten Informationen hat. In diesem Artikel werden wir tiefer in die Materie eintauchen und Ihnen zeigen, wie Sie ein Wissensmanagementsystem für Ihr Unternehmen entwickeln können.

• Was ist ein Wissensmanagementsystem?
• Beispiele für Wissensmanagementsysteme
• Die besten Wissensmanagementsystem-Tools
• Die Vorteile eines Wissensmanagementsystems
• Wie Sie Ihr eigenes Wissensmanagementsystem aufbauen

Was ist ein Wissensmanagementsystem?

Wissensmanagement ist der Prozess der Erfassung, des Austauschs und der Anwendung von Wissen innerhalb einer Organisation. Ein Wissensmanagementsystem, auch als internes Wissensdatenbank-Tool bekannt, ist jedes Tool, das das Wissensmanagement unterstützt und den Wissensfluss in Ihrer Organisation verbessert.

So könnte ein Wissensmanagementsystem in Nuclino, einem einheitlichen Arbeitsbereich, in dem Teams ihr Wissen, ihre Dokumente und Projekte zusammenführen können, aussehen:

Ein Wissensmanagementsystem kann eine Vielzahl von Informationen enthalten, darunter:

• Prozessdokumentationen und SOPs

• HR-Richtlinien

• Anleitungen, Handbücher und Tutorials

• Best Practices und Lessons Learned

• Mitarbeiterhandbücher

• FAQs

Beispiele für Wissensmanagementsysteme

Wissensmanagementsysteme können viele Formen annehmen, von speziellen Wissensaustausch-Tools bis hin zu allgemeinen Lösungen wie Google Drive. Schauen wir uns einige der häufigsten Beispiele für Wissensmanagementsysteme an.

Wiki

Ein Wiki zu erstellen ist eine der häufigsten Methoden, um ein Wissensmanagementsystem aufzubauen. Das bekannteste Wiki ist zweifellos Wikipedia, doch viele Unternehmen richten ihr eigenes privates Wiki ein, um intern Wissen zu organisieren und zu teilen.

Wikis sind aufgrund ihrer einzigartigen Art der Wissensorganisation beliebt. Anstelle von isolierten Dokumenten in verschiedenen Ordnern ermöglicht ein Wiki das Verlinken verwandter Seiten mittels interner Links, was das Durchstöbern und Entdecken neuer Inhalte erleichtert.

Wiki-Software ist auch von Natur aus kollaborativ, was es den Nutzern erleichtert, nicht nur Inhalte zu lesen, sondern auch diese zu pflegen. Wenn Sie möchten, dass die Mitglieder Ihrer Organisation zu Ihrem Wissensmanagementsystem beitragen, könnte ein Wiki das passende Format sein.

Intranet-Portal

Eine weitere beliebte Möglichkeit, ein Wissensmanagementsystem einzurichten, ist die Nutzung eines Intranet-Portals. Ein Intranet ist eine interne Plattform, die Mitarbeitern hilft, Informationen zu teilen, zu kommunizieren und an Dokumenten, Plänen und Aufgaben zusammenzuarbeiten.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass traditionelle Unternehmens-Intranets in den letzten Jahren einen schlechten Ruf erlangt haben. Sie sind oft langsam, schwer zu navigieren, voller veralteter Inhalte und schlichtweg unattraktiv.

Doch das muss nicht so sein. Da immer mehr moderne und benutzerfreundliche Plattformen den Markt erobern, erleben Intranets ein Comeback. Wenn Sie planen, ein Intranet-Portal als Wissensmanagementsystem zu nutzen, sollten Sie die Software sorgfältig auswählen.

Dokumentenmanagement-Plattform

Wenn Sie es einfach halten möchten, können Sie Ihr Wissensmanagementsystem mit einem einfachen Dokumentenfreigabe-Tool einrichten. Viele kleinere Unternehmen beginnen mit Google Drive als Wissensmanagementsystem, bevor sie auf eine fortschrittlichere Plattform umsteigen.

Seien Sie sich jedoch bewusst, dass die meisten herkömmlichen Dokumentenmanagement-Tools erhebliche Einschränkungen haben und in der Regel nicht für das Wissensmanagement ausgelegt sind. Es mag verlockend sein, bei Google Drive zu bleiben, wenn jeder in Ihrem Team es bereits nutzt und keine Lust hat, ein neues Tool zu lernen, aber eine spezialisierte Wissensmanagement-Plattform kann Ihnen auf lange Sicht viel Frustration ersparen.

Beste Wissensmanagementsystem-Tools

Wenn Sie ein Wissensmanagementsystem für Ihr eigenes Unternehmen einrichten möchten, ist der erste – und wichtigste – Schritt die Wahl der Plattform. Ein zu langsames oder komplexes Wissensmanagementsystem erschwert es Ihnen, Ihr Team an Bord zu holen. Glücklicherweise gibt es heute viele benutzerfreundliche Lösungen zur Auswahl.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir eine Liste der besten Wissensmanagementsystem-Tools zusammengestellt, basierend auf echten Nutzerbewertungen.

• Nuclino — eine moderne, leichte und kollaborative Lösung

• Confluence — ein ausgereiftes Wissensmanagement-Tool für Unternehmen

• Zoho — eine Suite von Produkten für internes und externes Wissensmanagement

• Papyrs — eine skalierbare Intranet-Lösung für größere Teams

• GitBook — ein Wissensmanagement-Tool für Softwareentwicklungsteams

Schauen Sie sich die Liste unten an und finden Sie das Wissensmanagementsystem, das Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

1. Nuclino

• Preis: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab $6/Benutzer/Monat

• Bewertung auf Capterra: 4.7/5

Nuclino ist ein einheitlicher Arbeitsbereich, der für den internen Wissensaustausch und die Zusammenarbeit in Teams entwickelt wurde. Während viele andere beliebte Wissensmanagementsysteme vollgepackt mit komplexen Funktionen, Menüs und Einstellungen sind, konzentriert sich Nuclino auf das Wesentliche und bietet eine saubere, intuitive und ablenkungsfreie Benutzeroberfläche.

Seine Hauptstärke liegt in der außergewöhnlichen Benutzerfreundlichkeit. Das Einrichten eines vollständigen Wissensmanagementsystems in Nuclino dauert nur wenige Minuten, und selbst nicht-technische Benutzer können problemlos mit dem Tool arbeiten.

Es ist erwähnenswert, dass Nuclino zwar ausschließlich als Wissensmanagementsystem verwendet werden kann, jedoch zu viel mehr fähig ist. Sie können Ihre Inhalte auf verschiedene Arten strukturieren, darunter eine verschachtelte Liste, ein Kanban-Board, eine Tabelle und ein Mindmap-artiges Diagramm. Dies macht Nuclino zu einer großartigen Lösung für alles, von Projektzusammenarbeit und Sprint-Planung bis hin zu asynchroner Kommunikation und mehr. Es funktioniert wie ein kollektives Gehirn, das es Ihrem Team ermöglicht, all seine Arbeit an einem Ort zusammenzubringen und ohne das Chaos von Dateien und Ordnern, Kontextwechseln oder Silos zusammenzuarbeiten.

Was Benutzer über Nuclino sagen:

"Großartige Wissensdatenbank zur Erfassung von Informationen. Wir verwenden Nuclino täglich, um sicherzustellen, dass wir alles dokumentieren — von Verkaufsleitfäden über HR-Prozesse bis hin zu spezifischen Checklisten für die Datenerfassung. Es ist einfach zu bedienen, zu aktualisieren, zu kommentieren und zu teilen."

— Capterra-Bewertung (Lesen Sie weitere Bewertungen von Nuclino)

2. Confluence

• Preis: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab $5/Benutzer/Monat

• Bewertung auf Capterra: 4.4/5

Confluence wurde ursprünglich als Software-Dokumentationstool entwickelt, ist jedoch äußerst flexibel und kann leicht als Wissensmanagementsystem verwendet werden.

Es ist Teil der Atlassian-Produktreihe und lässt sich nahtlos in Jira und andere Atlassian-Produkte integrieren. Kleine Teams könnten Confluence als überdimensioniert empfinden, doch größere Unternehmen schätzen seine Flexibilität und umfangreichen Funktionen.

Was Benutzer über Confluence sagen:

"Confluence ist der Industriestandard für technisches Wissensmanagement. Es kann eine mächtige Informationsquelle für das Unternehmen sein, wenn es aktuell gehalten und gepflegt wird. Diese Plattform hat sich zu einer allgemeinen Wissensdatenbank weiterentwickelt, ist jedoch immer noch auf Ingenieure ausgerichtet und könnte von einer besseren UX für nicht-technische Benutzer profitieren."

— Capterra-Bewertung

3. Zoho

• Preis: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab €14/Monat

• Bewertung auf Capterra: 4.5/5

Zoho bietet eine umfangreiche Suite von Geschäfts-, Kollaborations- und Produktivitäts-Apps, darunter mehrere spezialisierte Produkte für das interne und externe Wissensmanagement.

Zoho Wiki und das brandneue Zoho Learn wurden entwickelt, um Ihnen beim Aufbau Ihrer Wissensdatenbank und der Erstellung von Schulungsprogrammen für Mitarbeiter zu helfen. Zoho Desk ist ein externes Wissensmanagementsystem, das darauf abzielt, Ihre Kunden zu schulen und die Qualität Ihres Kundensupports zu verbessern.

Alle Zoho-Tools bieten ein gutes Gleichgewicht zwischen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit, indem sie alle grundlegenden Funktionen innerhalb einer benutzerfreundlichen Oberfläche bereitstellen.

Was Benutzer über Zoho sagen:

"Zoho Wiki ist eine großartige Software für das Wissensmanagement und die Zusammenarbeit mit weltweit verteilten Teams bei bestimmten Projekten. Es verfügt über einen gut gestalteten Feed und starke Zugriffskontrollen. Dies gibt mir den umfassenden Zugriff auf alle benötigten Materialien, mit einer gut anpassbaren Benutzeroberfläche."

— G2-Bewertung

4. Papyrs

• Preis: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab $89/Monat

• Bewertung auf Capterra: 5/5

Papyrs ist ein vielseitiges Tool, das für alles verwendet werden kann, von einem Wissensmanagementsystem bis hin zu einem externen Kundenportal. Es ist eine relativ benutzerfreundliche Plattform, die ohne technische Kenntnisse eingerichtet werden kann.

Das Funktionsangebot deckt alles ab, was Sie für den Aufbau Ihres Wissensmanagementsystems benötigen, einschließlich eines Drag-and-Drop-Seiteneditors, einer leistungsstarken Suche, Versionshistorie, Benutzerrechten, Kommentaren, benutzerdefiniertem Branding und mehr.

Was Benutzer über Papyrs sagen:

"Das Erstellen einer Wiki-Seite war mit diesem intuitiven Programm super einfach. Obwohl einige der Funktionen für unsere Bedürfnisse etwas zu umfangreich sind, ist das Gesamtprodukt viel benutzerfreundlicher als unser vorheriges Intranet und auch für unsere Unternehmensbenutzer ansprechender."

— Capterra-Bewertung

5. GitBook

• Preis: Kostenlos, erweiterte Funktionen ab $6.40/Benutzer/Monat

• Bewertung auf Capterra: 4.5/5

GitBook ist ein Wissensmanagementsystem, das in erster Linie für Softwareentwicklungsteams entwickelt wurde. Diese Wissensdatenbank-Software bietet eine Vielzahl von Funktionen, die jeder Entwickler zu schätzen weiß, darunter Markdown-Befehle, Code-Snippets und Git-ähnliches Branching, und das Bearbeitungserlebnis ist gut für das Schreiben technischer Dokumentationen geeignet. Ihre Markdown-Dateien auf GitHub können problemlos mit den Inhalten Ihres Wissensmanagementsystems synchronisiert werden.

Ein weiterer bemerkenswerter Vorteil von GitBook ist, dass es Ihnen ermöglicht, Ihre interne Dokumentation und Ihre kundenorientierte Wissensdatenbank innerhalb einer Plattform zu verwalten.

Was Benutzer über GitBook sagen:

"GitBook ist wirklich einfach zu starten und das Beste ist, dass es Markdown unterstützt. Dokumentationen in Markdown zu schreiben, ist viel einfacher, und GitBook erleichtert die Organisation des Inhalts. Sie unterstützen benutzerdefinierte Domains, was ein weiterer Vorteil des Produkts ist; es ist wirklich gut für das Branding."

— Capterra-Bewertung

Die Vorteile eines Wissensmanagementsystems

Das Hauptziel der Einrichtung eines Wissensmanagementsystems ist die Verbesserung der organisatorischen Effizienz, indem relevantes Wissen den Mitarbeitern, die es benötigen, zugänglich gemacht wird.

Unternehmenswissen landet oft verteilt auf Slack, in archivierten E-Mail-Threads und in isolierten Notizen. Infolgedessen wird es zu einer Herausforderung, die benötigten Informationen zu finden. Studien zeigen, dass Mitarbeiter im Durchschnitt 9,3 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen verbringen. Das bedeutet im Wesentlichen, dass von fünf Mitarbeitern nur vier tatsächlich arbeiten. Der fünfte sucht nur nach Antworten und trägt keinen Wert bei.

Ein Wissensmanagementsystem wird entwickelt, um das zu verhindern. Der Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen hat zahlreiche Vorteile:

• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Ein gut gepflegtes Wissensmanagementsystem gibt Ihren neuen Mitarbeitern Zugang zu allen internen Unternehmensinformationen und minimiert wiederholte Fragen und Unterbrechungen.

• Wissenserhalt. Wenn Wissen in Ihrem Wissensmanagementsystem dokumentiert ist, bleibt es auch dann erhalten, wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

• Weniger Zeitverschwendung. Wenn Ihre Teammitglieder eine zentrale Quelle der Wahrheit haben, müssen sie keine Zeit damit verbringen, in ihren E-Mails oder im geteilten Laufwerk nach Informationen zu suchen.

• Weniger wiederholte Fehler. Wenn Mitarbeiter ihre Erfahrungen mit dem Team teilen, werden Fehler weniger oft wiederholt.

All dies trägt dazu bei, Innovationen zu fördern, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und die Effizienz des Unternehmens insgesamt zu verbessern.

Wie Sie Ihr eigenes Wissensmanagementsystem aufbauen

Die Einrichtung eines Wissensmanagementsystems mag wie ein einschüchterndes, zeitaufwändiges Projekt erscheinen, dessen ROI schwer zu messen ist. Doch es ist weit einfacher, als es klingt.

Schritt 1. Struktur Ihres Wissensmanagementsystems festlegen

Zuerst erstellen Sie eine Liste von Themen, die Sie abdecken möchten, und überlegen, wie Sie diese strukturieren wollen. In Nuclino können Sie für jedes übergeordnete Thema einen eigenen Arbeitsbereich erstellen, zum Beispiel für Technik, Kundenbetreuung, HR-Richtlinien, Unternehmensinformationen usw. Sobald Sie die Grundstruktur festgelegt haben, können Sie die ersten Seiten Ihres Wissensmanagementsystems erstellen.

Schritt 2. Inhalte importieren oder erstellen

Wenn Sie die Inhalte bereits irgendwo dokumentiert haben, sollte dieser Schritt einfach sein. Die meisten Wissensmanagement-Plattformen ermöglichen es Ihnen, Ihre Inhalte mit minimalem Aufwand zu importieren.

Aber wenn Sie von Grund auf neu anfangen, keine Sorge. Beginnen Sie mit ein paar einfachen Themen und laden Sie Ihr Team ein, beizutragen. Der visuelle kollaborative Editor von Nuclino erleichtert den Einstieg.

Schritt 3. Zugriffsrechte konfigurieren

Die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Inhalte zu beschränken, ist eine wesentliche Funktion für jedes Wissensmanagementsystem.

Planen Sie, vertrauliche Informationen in Ihrem Wissensmanagementsystem zu speichern, wie zum Beispiel Leistungsbewertungen? Sollten nur einige Mitglieder berechtigt sein, bestimmte Inhalte, wie Ihre Markenrichtlinien, zu bearbeiten? Stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigungen und Zugriffsrechte für alle Benutzer sorgfältig konfigurieren.

Schritt 4. Ihr Team einbinden

Ein Wissensmanagementsystem kann nur dann seinen Zweck erfüllen, wenn es von Ihrem Team tatsächlich genutzt wird. Wenn Ihre Organisation noch nie ein Wissensmanagementsystem hatte, kann es einige Zeit dauern, die richtigen Gewohnheiten zu entwickeln. Es gibt jedoch einige Dinge, die Sie tun können, um den Prozess zu beschleunigen:

• Erstellen Sie eine freundliche und hilfreiche Willkommensseite, die einige Anleitungen zur Nutzung Ihres neuen Wissensmanagementsystems und zur Navigation bietet.

• Bieten Sie eine Form von Anreiz, um die Inhalte aktuell zu halten. Machen Sie es zu einem KPI des Teams und belohnen Sie die aktivsten Mitwirkenden.

• Geben Sie ein gutes Beispiel und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Sammeln Sie die am häufigsten gestellten Fragen Ihres Teams und erstellen Sie einen FAQ-Bereich in Ihrem Wissensmanagementsystem. Das nächste Mal, wenn jemand eine Frage auf Slack stellt, schlagen Sie vor, dass er die Antwort im Wissensmanagementsystem nachschlägt.

Die Einrichtung eines effektiven Wissensmanagementsystems wird sicherlich einige Mühe erfordern. Aber es ist eine lohnende Investition. Schließlich wird geschätzt, dass Fortune 500 Unternehmen etwa 31,5 Milliarden Dollar pro Jahr verlieren, weil sie es versäumen, Wissen zu teilen – ein Wissensmanagementsystem kann es nicht nur einfacher machen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen, sondern auch die Geschäftskosten langfristig senken.